Tiếng đồng nghiệp nói chuyện khó lờ đi hơn tiếng máy lạnh hay tiếng xe ngoài đường vì não người tự động xử lý lời nói nghe được, kể cả khi ta không muốn. Lời nói rõ chữ chen vào đúng bộ phận ta đang dùng để đọc, viết, tính toán, nên những việc phải nghĩ bằng chữ và số bị ảnh hưởng nhiều nhất, còn việc tay chân quen thuộc thì ít hơn.
Không thể bắt cả văn phòng im lặng, nhưng có thể giảm tác động bằng ba lớp: sắp việc cần suy nghĩ vào khung giờ hoặc chỗ ngồi ít tiếng nói, che lời nói bằng âm nền không có nội dung, và thoả thuận với nhóm về giờ yên tĩnh và chỗ nói chuyện. Bài này giải thích cơ chế trước, vì hiểu nó thì chọn cách đối phó trúng hơn.
Vì sao lời nói chen vào đầu mạnh hơn mọi tiếng ồn khác
Từ cuối thập niên 1970 và đầu 1980, các thí nghiệm của Colle và Welsh, rồi của Salamé và Baddeley, đã ghi nhận một hiện tượng sau này được gọi là hiệu ứng lời nói không liên quan: khi người tham gia phải ghi nhớ một dãy chữ số hay chữ cái theo thứ tự, việc phát lời nói bên tai, dù họ được dặn bỏ qua và dù đó là thứ tiếng họ không hiểu, vẫn làm kết quả kém đi rõ. Tiếng ồn trắng có cùng độ to thì gần như không gây hại như vậy.
Các nghiên cứu tiếp theo, trong đó có nhóm của Dylan Jones ở Anh, cho thấy thứ gây hại không phải độ to mà là sự thay đổi liên tục trong âm thanh: những âm tiết nối nhau, lên xuống. Não không thể không theo dõi chuỗi âm thanh biến đổi ấy, và việc theo dõi đó tranh chấp với việc ta đang cố giữ thứ tự thông tin trong đầu khi đọc, viết, tính. Một tiếng đều đều như quạt chạy không có "trình tự" để theo, nên dễ bị bỏ qua hơn nhiều.
Khi lời nói nghe rõ và hiểu được, có thêm một lớp nữa: nội dung. Ta không chỉ theo dõi âm thanh mà còn hiểu nghĩa, và một câu chuyện về chuyến du lịch hay một cuộc tranh luận về dự án dễ kéo ta đi hơn mọi thứ. Đó là lý do một văn phòng mở có mức ồn trung bình không cao vẫn có thể là nơi rất khó viết một báo cáo: vấn đề không nằm ở decibel, mà ở chỗ tiếng nói nghe rõ từng chữ.
Việc nào bị tiếng nói ảnh hưởng nhiều, việc nào ít
Mức ảnh hưởng không giống nhau cho mọi việc. Nắm điều này giúp bạn xếp việc theo chỗ ngồi và khung giờ thay vì chống chọi cả ngày.
| Loại việc | Mức bị ảnh hưởng | Vì sao |
|---|---|---|
| Viết báo cáo, soạn thư dài, dịch thuật | Nhiều | Dùng đúng phần xử lý ngôn ngữ mà lời nói nghe được đang chiếm |
| Đọc hiểu tài liệu khó, rà hợp đồng | Nhiều | Phải giữ mạch câu và thứ tự ý trong đầu |
| Tính toán, đối chiếu số liệu, rà bảng tính | Khá nhiều | Giữ dãy số theo thứ tự, dễ bị chuỗi âm thanh biến đổi phá |
| Lập trình, phân tích logic | Khá nhiều đến nhiều | Phụ thuộc giữ nhiều thông tin trong đầu cùng lúc |
| Thiết kế hình ảnh, dàn trang | Vừa | Phần thị giác ít tranh chấp hơn, nhưng nội dung lời nói vẫn kéo đi |
| Nhập liệu quen tay, sắp xếp file, việc lặp lại | Ít | Ít cần giữ thông tin trong đầu; đôi khi âm nền còn làm đỡ chán |
Cách dùng bảng: dồn việc thuộc hai dòng đầu vào những khung giờ văn phòng vắng tiếng nói nhất, thường là sáng sớm hoặc giờ nhiều người đi họp, và để những việc ở cuối bảng cho lúc ồn ào nhất. Đây là thay đổi không cần xin phép ai mà hiệu quả thấy được ngay trong tuần.
Nghe lỏm nửa cuộc điện thoại: kiểu tiếng nói khó chịu nhất
Nhiều người nhận thấy tiếng đồng nghiệp gọi điện thoại khó chịu hơn hẳn tiếng hai người nói chuyện trực tiếp, dù độ to tương tự. Đây không phải cảm giác chủ quan. Một nghiên cứu năm 2010 của Lauren Emberson và cộng sự tại Đại học Cornell cho người tham gia làm các bài tập đòi hỏi chú ý trong khi nghe các đoạn hội thoại: khi chỉ nghe được một bên của cuộc gọi, kết quả bài tập kém hơn so với khi nghe trọn cả hai bên.
Lời giải thích được đưa ra là tính khó đoán. Khi nghe trọn hội thoại, não dự đoán được lượt nói tiếp theo và nội dung đại khái. Khi chỉ nghe một nửa, những khoảng im lặng và câu trả lời rời rạc buộc não liên tục đoán xem bên kia vừa nói gì, và chính hoạt động đoán ấy rút đi sự chú ý. Nghiên cứu này được làm trong phòng thí nghiệm với số người tham gia không lớn, nhưng kết quả khớp với trải nghiệm hằng ngày ở công sở.
Hệ quả thực tế: nếu nhóm bạn có thể thoả thuận một điều duy nhất về tiếng ồn, hãy chọn chuyện gọi điện. Cuộc gọi dài ra ngoài hành lang, phòng họp nhỏ hay khu riêng; cuộc họp trực tuyến dùng tai nghe có micro và không ngồi giữa khu làm việc chung. Một quy ước như vậy giảm phần lớn tiếng nói khó chịu nhất mà không cấm ai trò chuyện.
Những cách tự xoay xở ở chỗ ngồi của mình
Khi chưa thay đổi được bố trí văn phòng hay thói quen của cả nhóm, vẫn có nhiều việc làm được ngay trong phạm vi bàn mình:
- Đổi việc theo giờ thay vì chống tiếng ồn. Ghi nhận trong một tuần các khung giờ khu bạn ồn nhất và yên nhất, rồi xếp việc viết, đọc khó vào khung yên.
- Che lời nói bằng âm không có nội dung. Tiếng ồn hồng, tiếng mưa, tiếng quạt phát nhỏ qua tai nghe làm lời nói xung quanh khó nghe rõ chữ hơn mà không thêm nội dung mới. Nhạc có lời tiếng mẹ đẻ thì ngược lại, thêm một nguồn lời nói.
- Tai nghe là tín hiệu xã hội. Ở nhiều văn phòng, đeo tai nghe được hiểu là đang cần tập trung. Nếu nhóm bạn chưa có quy ước này, nói ra để mọi người cùng hiểu.
- Đổi hướng ngồi. Quay lưng về lối đi và khu trò chuyện giảm cả tiếng lẫn chuyển động trong tầm mắt, thứ cũng kéo chú ý không kém.
- Tìm chỗ ngồi tạm. Phòng họp nhỏ trống, góc ít người, bàn tự do ở tầng khác cho những khối việc một hai tiếng cần suy nghĩ.
- Ghi chỗ đang dừng trước khi bị kéo đi. Khi bị cuộc trò chuyện cắt ngang, ghi nhanh một dòng "đang làm đến đâu, bước tiếp là gì" giúp quay lại nhanh hơn.
Thoả thuận với nhóm: một bộ quy ước tiếng ồn thử trong hai tuần
Tiếng ồn văn phòng là vấn đề chung, nên giải pháp bền nhất cũng là thoả thuận chung. Một quy trình gọn để đưa ra bàn với nhóm và trưởng nhóm:
- Nêu vấn đề bằng việc cụ thể, không bằng lời than: "những ngày cần viết đề xuất, nhóm mình mất nhiều thời gian hơn dự kiến vì bị cắt ngang".
- Đề xuất một khung giờ yên tĩnh chung, ví dụ 9 giờ đến 11 giờ sáng hai ngày một tuần: không gọi điện tại chỗ, trao đổi qua tin nhắn nếu không gấp, hội ý thì sang phòng họp.
- Thống nhất chỗ để nói chuyện: một góc pantry, phòng họp nhỏ, ban công.
- Thống nhất tín hiệu "đang cần tập trung": tai nghe, một vật đặt trên bàn, trạng thái trên phần mềm nhắn tin nội bộ.
- Thống nhất ngoại lệ: việc khẩn cấp, khách hàng gọi đến, sự cố.
- Thử trong hai tuần, cuối đợt mỗi người nói một điều được và một điều chưa được.
- Giữ những gì hiệu quả, bỏ hoặc chỉnh phần còn lại.
Quy ước có thời hạn thử dễ được chấp nhận hơn luật vĩnh viễn, và cho phép những người thích không khí sôi nổi cũng thấy được lợi ích trước khi phải đồng ý lâu dài.
Khi chính mình là người hay nói chuyện
Ai cũng là nguồn ồn của người khác. Người phàn nàn tiếng ồn nhiều nhất đôi khi cũng là người gọi điện to nhất vào buổi chiều. Không ai nghe được giọng mình như người ngồi cách ba bàn nghe. Tự hỏi trong một ngày bạn đã nói chuyện tại chỗ bao nhiêu lần, mỗi lần bao lâu, là bước đầu để quy ước của nhóm không chỉ là yêu cầu dành cho người khác.
Hỏi nhanh bằng tin nhắn khi không gấp. Một câu hỏi qua tin nhắn để người kia trả lời khi xong việc thì không cắt ngang ai, kể cả những người ngồi xung quanh. Việc cần trao đổi qua lại nhiều lượt thì hẹn năm phút ở phòng họp hoặc pantry.
Hạ giọng và đổi chỗ khi trao đổi dài. Hai người bàn công việc mười lăm phút tại bàn có thể làm gián đoạn cả một dãy. Đứng dậy ra chỗ khác là phép lịch sự nhỏ mà có tác dụng lớn.
Họp trực tuyến dùng tai nghe có micro. Bật loa ngoài để họp tại chỗ biến cả khu làm việc thành người nghe bất đắc dĩ của cuộc họp, và người khác chỉ nghe được nửa cuộc trò chuyện, đúng kiểu tiếng nói khó chịu nhất.
Tôn trọng tín hiệu của người khác. Khi thấy đồng nghiệp đeo tai nghe hoặc đặt tín hiệu "đang tập trung", việc không gấp thì đợi. Nếu nhóm đã thống nhất tín hiệu mà không ai tôn trọng, quy ước sẽ chết sau vài ngày.
Khi vấn đề nằm ở bố trí văn phòng
Có những văn phòng mà mọi cách xoay xở cá nhân và quy ước nhóm đều không đủ: bàn xếp sát nhau, không có phòng họp nhỏ, bộ phận chăm sóc khách hàng gọi điện cả ngày ngồi cạnh bộ phận kế toán. Khi đó, vấn đề thuộc về cách bố trí, và người có thẩm quyền quyết định là quản lý văn phòng hay ban giám đốc. Phần kỹ thuật như vật liệu tiêu âm, vách ngăn, đo mức ồn là việc của đơn vị chuyên môn; ở đây chỉ nói những đề xuất có thể mang đến buổi họp.
Ba đề xuất thường được chấp nhận vì không tốn kém nhiều. Thứ nhất, tách khu theo tính chất công việc: nhóm phải gọi điện, họp nhiều ngồi một vùng; nhóm cần viết, tính toán ngồi vùng khác, xa lối đi chính. Thứ hai, biến một phòng nhỏ hoặc góc khuất thành khu yên tĩnh có quy ước không nói chuyện, ai cũng dùng được theo lượt. Thứ ba, có ít nhất một hai chỗ để gọi điện, họp trực tuyến mà không phải ngồi giữa khu làm việc chung.
Khi trình bày, mô tả bằng tác động lên công việc: số lần bị cắt ngang, thời gian hoàn thành một loại việc, lỗi phát sinh khi rà số liệu trong giờ ồn. Lời đề xuất gắn với chất lượng và tiến độ công việc thường được lắng nghe hơn lời phàn nàn về sự khó chịu cá nhân.
Câu hỏi thường gặp
Đeo tai nghe chống ồn cả ngày ở văn phòng có ổn không?
Có thể dùng trong các khối giờ cần tập trung, nhưng đeo liên tục cả ngày dễ mỏi tai, khiến bạn bỏ lỡ những trao đổi cần thiết và đồng nghiệp có thể thấy khó tiếp cận. Nên kết hợp: khối giờ làm việc sâu thì đeo, giờ còn lại tháo ra để nhóm dễ trao đổi.
Nghe tiếng nước ngoài mình không hiểu có đỡ phân tâm hơn không?
Đỡ một phần vì không bị nội dung kéo đi, nhưng các thí nghiệm về hiệu ứng lời nói không liên quan cho thấy cả thứ tiếng không hiểu vẫn làm giảm khả năng giữ thông tin theo thứ tự. Lý do là chuỗi âm tiết biến đổi liên tục vẫn chiếm phần xử lý âm thanh của não.
Có phải người hướng nội bị tiếng ồn ảnh hưởng nhiều hơn?
Một số nghiên cứu ghi nhận người hướng nội làm việc trí óc kém đi nhiều hơn khi có âm thanh nền, nhưng khác biệt giữa từng người lớn hơn khác biệt giữa hai nhóm tính cách. Cách đáng tin nhất là tự quan sát mình: những ngày ồn, việc nào chậm lại, sai nhiều hơn.
Văn phòng quá yên lặng có tốt cho tập trung không?
Không hẳn. Trong phòng quá im, mọi tiếng nhỏ như tiếng gõ phím, tiếng ho đều nổi bật và dễ gây chú ý; người ta cũng ngại nói chuyện. Nhiều văn phòng dùng âm nền nhẹ để che lời nói. Mục tiêu là giảm lời nói nghe rõ chữ, không phải tạo im lặng tuyệt đối.
Làm sao nhắc đồng nghiệp nói nhỏ mà không mất lòng?
Nói riêng, nhẹ nhàng, nêu việc của mình thay vì phán xét: "mình đang rà số liệu cần tập trung, bạn có thể ra phòng họp gọi được không?". Tốt hơn nữa là đưa chuyện này vào quy ước chung của nhóm để không ai phải nhắc riêng ai.
Làm việc ở văn phòng mở có phải lúc nào cũng kém hơn phòng riêng?
Không. Văn phòng mở thuận lợi cho những việc cần trao đổi nhanh, học hỏi từ người ngồi cạnh. Vấn đề nằm ở những việc cần suy nghĩ liền mạch. Kết hợp khu mở với vài chỗ yên tĩnh và quy ước giờ yên lặng thường dung hoà được cả hai.