Việc phải nghĩ là việc mà chất lượng phụ thuộc vào việc bạn suy nghĩ kỹ và liền mạch — viết lập luận, phân tích, thiết kế, giải quyết vấn đề mới; việc lặt vặt là việc cần làm nhưng làm theo quy trình quen, ít đòi hỏi suy nghĩ — trả lời tin ngắn, điền biểu mẫu, sắp lịch, chuyển tiếp tài liệu. Cả hai đều cần, nhưng chúng cần những loại giờ khác nhau, và việc lặt vặt có xu hướng tràn sang chiếm giờ tốt nhất nếu không được giữ trong khung.
Bài này đưa một câu hỏi để phân loại nhanh, giải thích vì sao việc vặt luôn thắng trong cuộc tranh giành sự chú ý, và cách gom, rút gọn chúng để ngày làm việc còn chỗ cho việc phải nghĩ — mà không coi thường việc vặt, vì nhiều việc vặt là thứ giữ cho cả nhóm vận hành.
Một câu hỏi để phân loại
Cal Newport, trong cuốn Deep Work năm 2016, đề xuất một câu hỏi để đo độ sâu của một việc: cần bao lâu để đào tạo một người mới tốt nghiệp thông minh nhưng chưa có kinh nghiệm chuyên môn làm được việc này? Nếu vài ngày là đủ, đó là việc nông; nếu cần nhiều tháng, đó là việc sâu. Câu hỏi này hữu ích vì nó tách khỏi cảm giác bận rộn: một việc có thể tốn nhiều giờ, khiến bạn mệt, mà vẫn là việc nông.
Có thể dùng thêm câu hỏi thứ hai, gần với chuyện chú ý hơn: nếu bị ngắt giữa chừng, chất lượng việc này có giảm không? Trả lời thư thông báo lịch họp thì không — ngắt rồi quay lại vẫn như cũ. Soát một hợp đồng hai mươi trang thì có — ngắt là dễ sót điều khoản. Việc mà ngắt quãng làm giảm chất lượng là việc cần được đặt vào khung giờ yên.
Phân loại không cần hoàn hảo. Nhiều việc nằm giữa: một thư trả lời khách khó là việc lặt vặt về hình thức nhưng cần suy nghĩ thật. Khi lưỡng lự, xếp nó vào nhóm cần nghĩ — sai theo hướng này ít tốn kém hơn.
Thử áp hai câu hỏi lên danh sách việc của tuần này và đánh dấu từng dòng: S cho việc phải nghĩ, V cho việc lặt vặt. Đếm xem mỗi loại có bao nhiêu dòng, rồi so với số giờ bạn đã dùng cho mỗi loại tuần trước. Nhiều người thấy một nghịch lý: số dòng S ít nhưng chính chúng là những việc cứ dời mãi, còn số giờ thì gần như toàn dành cho V.
Ví dụ phân loại theo vị trí
Cùng một loại việc có thể sâu với người này, nông với người khác. Bảng dưới là ví dụ thường gặp, không phải quy định.
| Vị trí | Việc phải nghĩ | Việc lặt vặt |
|---|---|---|
| Kế toán | Đối soát chênh lệch bất thường, lập báo cáo quyết toán, xử lý nghiệp vụ mới | Nhập chứng từ quen, gửi đề nghị thanh toán, trả lời hỏi đáp số dư |
| Lập trình viên | Thiết kế cấu trúc tính năng, tìm lỗi khó, xem lại mã phức tạp | Cập nhật trạng thái việc, trả lời câu hỏi nhanh, cài đặt môi trường quen |
| Giáo viên | Soạn bài mới, thiết kế đề, phản hồi bài viết của học sinh | Điểm danh, nhập điểm, nhắn tin phụ huynh về lịch |
| Nhân viên kinh doanh | Chuẩn bị đề xuất cho khách lớn, phân tích vì sao mất đơn | Cập nhật thông tin khách, gửi báo giá mẫu, hẹn lịch |
| Trưởng nhóm | Lập kế hoạch quý, chuẩn bị trao đổi khó với nhân viên | Duyệt đơn nghỉ phép, chuyển tiếp thông báo, xếp lịch họp |
Để ý rằng cột việc lặt vặt không phải là việc vô giá trị. Đơn nghỉ phép không duyệt kịp làm nhân viên khó xử; báo giá gửi chậm có thể mất khách. Việc vặt cần được làm đều và đúng hạn, chỉ là không cần giờ tốt nhất của bạn.
Vì sao việc lặt vặt luôn thắng
Nó gấp, hoặc trông như gấp. Tin nhắn có chấm đỏ, thư có người chờ. Việc phải nghĩ thường có hạn xa hơn và không ai nhắc từng giờ. Trong cuộc chạy đua giữa cái gấp và cái quan trọng, cái gấp thắng nếu không có luật.
Nó cho cảm giác xong. Trả lời mười thư cho mười lần cảm giác hoàn thành. Hai giờ viết báo cáo có khi chỉ ra một trang nháp chưa ưng. Đầu óc thích những phần thưởng nhỏ và nhanh.
Nó nhìn thấy được. Người khác thấy ngay bạn trả lời nhanh. Không ai thấy hai giờ bạn ngồi nghĩ cách cấu trúc lại một quy trình — cho tới khi kết quả ra. Ở những nơi đánh giá bằng sự hiện diện, việc vặt là cách chứng minh mình đang làm.
Nó dễ bắt đầu. Không cần nạp ngữ cảnh, không cần quyết định gì lớn. Khi đầu óc chưa sẵn sàng cho việc khó, việc vặt là lối thoát tiện nhất, và vì nó thật sự có ích, bạn không thấy mình đang né.
Gom việc lặt vặt vào khung riêng
Cách hiệu quả nhất để việc vặt không tràn là cho nó một chỗ ở rõ ràng. Chọn hai hoặc ba khung trong ngày — ví dụ cuối buổi sáng, đầu giờ chiều và cuối ngày — mỗi khung ba mươi đến sáu mươi phút, dành riêng cho thư, tin nhắn, biểu mẫu, cập nhật. Ngoài các khung đó, việc vặt đến thì ghi vào danh sách chờ, trừ khi thật sự gấp.
Khung giờ việc vặt nên đặt vào lúc bạn không ở đỉnh tỉnh táo: giờ trũng sau bữa trưa, cuối chiều. Đó là những giờ khó dùng cho việc phải nghĩ nhưng hoàn toàn đủ cho việc theo quy trình. Đổi lại, khung tỉnh táo nhất được giải phóng cho việc khó.
Gom việc cùng loại còn tiết kiệm thêm vì giảm số lần chuyển ngữ cảnh. Trả lời hai mươi thư liền nhau tốn ít sức hơn trả lời hai mươi thư rải rác trong ngày, vì đầu óc giữ nguyên chế độ đọc – trả lời. Tương tự, gom các cuộc gọi, gom các việc nhập liệu, gom các lần duyệt.
Nếu công việc đòi hỏi phản hồi nhanh hơn — chẳng hạn khách hàng cần trả lời trong vòng một giờ — tăng số khung lên, mỗi khung ngắn hơn, nhưng giữ nguyên nguyên tắc: việc vặt có giờ của nó, không chen vào bất cứ lúc nào.
Làm việc lặt vặt tốn ít chú ý hơn
Ngoài gom lại, có thể làm từng việc vặt nhẹ hơn để nó không ăn vào sức cho việc chính. Một số cách hay dùng:
- Mẫu trả lời cho câu hỏi lặp lại. Nếu tuần nào cũng có người hỏi cùng một chuyện — quy trình thanh toán, lịch nghỉ, cách nộp hồ sơ — viết một lần câu trả lời đầy đủ, lưu lại, lần sau chỉ chỉnh vài chữ.
- Danh sách kiểm cho quy trình nhiều bước. Đóng hồ sơ cuối tháng, chuẩn bị phòng họp, gửi báo cáo định kỳ: ghi các bước ra một lần, lần sau làm theo mà không phải nhớ. Danh sách kiểm chuyển gánh nặng từ trí nhớ ra giấy.
- Việc rất ngắn thì làm luôn trong khung việc vặt. Quy tắc “việc dưới hai phút thì làm ngay” rất phổ biến; điều chỉnh nhỏ ở đây là: làm ngay trong khung việc vặt, không phải bất cứ lúc nào nó xuất hiện.
- Bỏ hoặc giao bớt. Mỗi tháng nhìn lại danh sách việc vặt và hỏi: việc nào không ai cần nữa, việc nào người khác làm hợp hơn, việc nào có thể tự động hoá bằng tính năng sẵn có.
- Gộp kênh. Nếu cùng một loại yêu cầu đến qua thư, nhóm chat, tin nhắn riêng và gọi điện, đề nghị nhóm dùng một kênh. Kiểm một chỗ nhẹ hơn kiểm bốn chỗ.
Mỗi cách chỉ tiết kiệm vài phút, nhưng việc vặt lặp lại hằng ngày nên vài phút nhân lên thành vài giờ mỗi tháng — và quan trọng hơn, bớt đi những lần đầu óc phải chuyển chế độ.
Tỉ lệ nào là hợp lý
Không có vị trí nào làm toàn việc phải nghĩ, và cũng hiếm vị trí nào toàn việc vặt. Một lập trình viên hay một người viết có thể nhắm tới một nửa ngày cho việc sâu. Một trưởng nhóm thường chỉ giữ được vài khối mỗi tuần. Một nhân viên chăm sóc khách hàng có thể chỉ có một khối ngắn mỗi ngày cho việc như cải tiến kịch bản trả lời. Tỉ lệ hợp lý phụ thuộc vào vai trò, và nên được nói chuyện với cấp trên thay vì tự đặt.
Một cách xác định thực tế: nhìn lại sáu tháng qua, những kết quả nào được đánh giá cao nhất trong công việc của bạn? Chúng đến từ việc phải nghĩ hay từ việc vặt làm đều và nhanh? Nếu phần lớn đến từ việc phải nghĩ nhưng lịch của bạn chỉ có mười phần trăm cho nó, đó là chỗ cần điều chỉnh. Nếu vai trò của bạn được đánh giá chủ yếu ở sự phản hồi nhanh, đừng tự ép mình theo hình mẫu làm việc sâu của người khác.
Ví dụ giả định: một chuyên viên marketing ở Đà Nẵng thấy hai chiến dịch được khen nhất năm đều đến từ những tuần chị có ba buổi sáng không họp. Chị đề xuất với trưởng phòng giữ hai buổi sáng mỗi tuần như vậy, đổi lại cam kết trả lời mọi yêu cầu trong khung đầu giờ chiều.
Khi việc lặt vặt là phần lớn công việc của bạn
Có những vị trí mà phần lớn ngày là việc vặt theo đúng định nghĩa: nhân viên hành chính, trợ lý, lễ tân, điều phối đơn hàng, chăm sóc khách hàng. Với họ, lời khuyên “dành nửa ngày cho việc sâu” nghe như chuyện của người khác. Nhưng ngay cả ở những vị trí này vẫn có những việc phải nghĩ — chúng chỉ bị che khuất vì không ai giao rõ.
Đó thường là việc cải tiến: làm lại mẫu trả lời khách cho rõ hơn, sắp xếp lại cách lưu hồ sơ để tìm nhanh hơn, ghi lại quy trình mà chỉ mình bạn biết để người khác thay được khi bạn nghỉ, phân tích vì sao một loại yêu cầu cứ lặp lại. Những việc này tạo ra giá trị lâu dài, nhưng không bao giờ gấp, nên không bao giờ được làm nếu không có khung riêng.
Với vai trò nhiều việc vặt, mục tiêu khiêm tốn hơn: một khối ba mươi đến bốn mươi lăm phút, hai ba lần mỗi tuần, vào lúc ít khách nhất. Nói với cấp trên về khối đó kèm việc cải tiến cụ thể bạn định làm. Phần lớn người quản lý đồng ý ngay khi thấy kết quả sẽ giảm bớt việc vặt cho cả nhóm. Và ngay cả trong phần việc vặt, kỹ thuật gom lô và mẫu trả lời ở trên vẫn giúp ngày làm việc bớt bị cắt vụn.
Câu hỏi thường gặp
Việc lặt vặt có làm giảm giá trị của một nhân viên không?
Không. Nhiều việc vặt giữ cho tổ chức vận hành trơn tru, và làm chúng đều, đúng hạn là một phẩm chất được đánh giá cao. Vấn đề chỉ đến khi việc vặt chiếm hết giờ dành cho phần việc mà chỉ bạn làm được và tạo ra giá trị lớn nhất.
Họp có phải là việc lặt vặt không?
Tuỳ cuộc họp. Họp cập nhật tình hình thường lệ gần với việc vặt. Họp giải quyết một vấn đề khó, ra quyết định quan trọng thì cần suy nghĩ thật và nên được chuẩn bị như việc phải nghĩ. Xếp cuộc họp loại đầu vào khung việc vặt nếu có thể.
Làm sao khi sếp liên tục giao việc vặt gấp?
Ghi lại trong hai tuần những yêu cầu gấp và mức gấp thật của chúng, rồi mang dữ liệu đó đi trao đổi. Thường có thể thoả thuận một khung trả lời cố định cho phần lớn yêu cầu, và chỉ giữ kênh gấp cho việc thật sự không chờ được.
Có nên làm việc vặt vào buổi sáng để “dọn đường” không?
Với đa số người, buổi sáng là giờ tỉnh táo nhất, nên dùng nó cho việc vặt là đổi giờ tốt lấy việc ai cũng làm được. Nếu có vài việc vặt thật sự gấp, làm nhanh trong mười lăm phút rồi chuyển sang việc chính, đừng để nó kéo dài cả buổi.
Việc vặt cứ dồn lại cuối ngày khiến mình về muộn thì sao?
Có thể khung việc vặt quá ít hoặc đặt sai giờ. Thử chia thành hai ba khung trong ngày thay vì một khung cuối ngày, và rà lại danh sách xem việc nào bỏ được, giao được hoặc làm nhẹ hơn bằng mẫu trả lời và danh sách kiểm.