Bàn làm việc bừa bộn có thể làm khó tập trung, nhưng không phải vì bừa bộn "xấu" mà vì mỗi đồ vật trong tầm mắt tranh một phần sự chú ý của não, và những thứ nhắc tới việc dở dang tranh mạnh nhất. Một chồng hồ sơ chưa xử lý, tờ giấy nhắc cuộc hẹn, hoá đơn chưa trả nằm ngay cạnh bàn phím là những lời gọi liên tục kéo bạn ra khỏi việc đang làm.
Vì vậy, dọn bàn để tập trung nên theo vùng nhìn chứ không theo thẩm mỹ: vùng trước mặt khi bạn đang làm chỉ có đồ của việc đó, việc dở dang khác cất vào một chỗ cố định ngoài tầm mắt nhưng không bị quên. Bài này giải thích cơ chế, tranh luận "bừa bộn có giúp sáng tạo", và cách giữ bàn gọn chỉ với vài phút mỗi ngày, kể cả màn hình máy tính.
Đồ vật trong tầm mắt tranh sự chú ý thế nào
Hệ thị giác không xử lý mọi thứ trong tầm nhìn cùng lúc với độ chi tiết như nhau. Các vật thể cạnh tranh nhau để được não "đại diện" đầy đủ, và sự chú ý là thứ quyết định vật nào thắng. Một nghiên cứu năm 2011 của Stephanie McMains và Sabine Kastner ở Đại học Princeton, dùng chụp cộng hưởng từ chức năng, cho thấy khi có nhiều vật thể trong trường nhìn, phản ứng của vỏ não thị giác với từng vật bị giảm do sự cạnh tranh này; người tham gia phải dùng chú ý từ trên xuống để gạt bớt những thứ không liên quan.
Nói cách khác, mỗi món đồ không liên quan trong tầm mắt là một khoản phí nhỏ mà não phải trả để bỏ qua nó. Khoản phí ấy thấp với từng món, nhưng cộng dồn qua cả buổi và tăng lên khi bạn đã mệt, vì khả năng gạt bỏ thứ không liên quan cũng giảm khi mệt. Kết quả thí nghiệm này đo ở mức xử lý thị giác cơ bản, với hình ảnh trên màn hình chứ không phải đồ vật thật trên bàn; để suy ra tác động lên một buổi làm việc thật cần thêm bằng chứng, nhưng nó gợi ý một cơ chế hợp lý cho trải nghiệm quen thuộc của nhiều người.
Ngoài cạnh tranh thị giác, có một lớp quan trọng hơn: ý nghĩa. Một cái cốc không mang theo lời nhắc nào. Một tập hồ sơ có dòng chữ khách hàng đang chờ thì có. Đồ vật gắn với việc chưa xong kích hoạt suy nghĩ về việc đó, kéo sự chú ý sang một hướng khác hẳn việc đang làm. Đây là lý do một mặt bàn nhiều đồ nhưng toàn đồ trung tính, như cây cảnh, bút, có thể ít gây phân tâm hơn một mặt bàn ít đồ nhưng mỗi món là một việc dở dang.
Bừa bộn có giúp sáng tạo không: điều nghiên cứu nói và không nói
Nghiên cứu hay được dẫn. Năm 2013, Kathleen Vohs và cộng sự công bố các thí nghiệm trong đó người ngồi ở căn phòng bừa bộn đưa ra nhiều ý tưởng được đánh giá là sáng tạo hơn ở một bài tập nghĩ công dụng mới cho đồ vật, còn người ngồi ở phòng ngăn nắp có xu hướng chọn phương án quen thuộc, an toàn hơn.
Giới hạn của kết quả. Đây là các thí nghiệm ngắn, trong phòng thí nghiệm, đo một kiểu sáng tạo cụ thể. Kết quả chưa được kiểm chứng rộng rãi qua các nghiên cứu lặp lại độc lập ở nhiều bối cảnh khác nhau, nên không nên coi đây là bằng chứng chắc chắn.
Sáng tạo khác tập trung. Ngay cả nếu bừa bộn giúp nảy ý tưởng mới, điều đó không có nghĩa nó giúp bạn rà một bảng số liệu không sai, viết một báo cáo mạch lạc hay đọc kỹ một hợp đồng. Những việc đó cần chú ý hội tụ, đúng thứ mà đồ vật thừa cạnh tranh.
Cách dung hoà. Nếu công việc của bạn có cả giai đoạn nghĩ ý tưởng lẫn giai đoạn hoàn thiện, có thể để giai đoạn đầu ở chỗ thoải mái hơn và giai đoạn hai ở chỗ gọn. Phần không gian sáng tạo là chủ đề riêng; ở đây chỉ cần nhớ: việc cần chính xác thì dọn trước khi làm.
Dọn theo ba vùng nhìn
Thay vì cố giữ cả bàn gọn như ảnh mẫu, chia mặt bàn theo vùng nhìn khi bạn ngồi làm việc. Mỗi vùng có một nguyên tắc riêng:
| Vùng | Nằm ở đâu | Được để gì | Không nên để gì |
|---|---|---|---|
| Vùng làm việc | Ngay trước mặt, trong tầm tay khi ngồi thẳng | Đồ của đúng việc đang làm: tài liệu, sổ, bút, máy tính | Hồ sơ việc khác, giấy nhắc, điện thoại |
| Vùng phụ | Hai bên, hơi ngoài tầm mắt khi nhìn thẳng | Đồ dùng thường xuyên nhưng trung tính: cốc nước, đèn, cây nhỏ | Đồ gắn với việc dở dang, đồ dễ cầm nghịch |
| Vùng cất | Ngăn kéo, khay có nắp, kệ phía sau lưng | Việc dở dang chờ đến lượt, giấy tờ cần lưu | Không có giới hạn, miễn là ngoài tầm mắt |
Điểm mấu chốt là vùng cất phải có một chỗ cố định cho việc dở dang, ví dụ một khay "đang chờ". Nhiều người để giấy tờ trên bàn vì sợ cất đi sẽ quên. Một khay riêng và thói quen xem lại khay mỗi sáng giải quyết nỗi lo đó mà không cần trưng mọi thứ trước mắt.
Với bàn ở nhà, nơi bàn làm việc đôi khi kiêm bàn ăn hay bàn học của con, áp dụng nguyên tắc tương tự: trước khi bắt đầu, dọn sạch vùng làm việc khỏi mọi thứ không thuộc về việc đang làm.
Màn hình máy tính cũng là một mặt bàn
Ngày nay phần lớn công việc trí óc diễn ra trên màn hình, và màn hình cũng có thể bừa bộn như mặt bàn. Hàng chục biểu tượng trên màn hình nền, hai mươi thẻ trình duyệt mở cùng lúc, hộp thư hiện số thư chưa đọc ở góc, khung chat nhấp nháy: mỗi thứ là một đồ vật trong tầm mắt, nhiều thứ trong đó gắn với việc chưa xong.
Nguyên tắc vùng nhìn áp dụng được ở đây. Vùng làm việc là cửa sổ của việc đang làm, mở toàn màn hình nếu được. Vùng phụ là những công cụ cần dùng cho việc đó, có thể mở ở màn hình thứ hai hoặc thu nhỏ. Vùng cất là mọi thứ khác: đóng lại, hoặc lưu thành một danh sách đọc sau thay vì để thẻ mở mãi. Nhiều người giữ thẻ mở vì sợ quên; một danh sách đơn giản hoặc tính năng lưu nhóm thẻ có sẵn trong trình duyệt làm cùng việc đó mà không chiếm tầm mắt.
Màn hình nền nên gần như trống. Hình nền trung tính, ít biểu tượng, thanh tác vụ ẩn bớt những ứng dụng không cần. Việc tắt hiển thị số thông báo trên biểu tượng hộp thư và ứng dụng nhắn tin trong giờ làm việc sâu là thay đổi nhỏ mà nhiều người thấy hiệu quả rõ, vì con số đỏ là một trong những tín hiệu kéo mắt mạnh nhất.
Năm phút dọn bàn cuối ngày
Giữ bàn gọn không cần tổng vệ sinh mỗi tuần. Một thói quen năm phút trước khi rời chỗ làm việc mỗi ngày là đủ, và nó còn giúp sáng hôm sau bắt đầu nhanh hơn:
- Gom mọi giấy tờ trên mặt bàn, phân thành ba nhóm: đã xong (lưu hoặc huỷ), đang chờ (vào khay chờ), việc đầu tiên của ngày mai.
- Để tài liệu của việc đầu tiên ngày mai ở giữa vùng làm việc, mọi thứ khác cất đi.
- Ghi lên một tờ giấy nhỏ: việc đầu tiên ngày mai là gì, bắt đầu từ bước nào.
- Đóng các thẻ trình duyệt và cửa sổ không cần cho việc ngày mai, lưu đường dẫn cần đọc vào danh sách.
- Mang cốc, vỏ đồ ăn, đồ cá nhân ra khỏi bàn.
- Lau nhanh mặt bàn nếu cần.
Bước ghi việc đầu tiên của ngày mai có tác dụng kép: sáng hôm sau bạn không phải nghĩ nên làm gì trước, và tối nay đầu óc nhẹ hơn vì không phải giữ lời nhắc đó trong đầu. Người làm theo thói quen này thường mô tả cảm giác "đóng" được ngày làm việc dễ hơn.
Khi bàn không phải của riêng mình
Không phải ai cũng có quyền sắp xếp bàn làm việc theo ý mình: ngồi bàn chung, chỗ ngồi tự do ở văn phòng, quầy làm việc ở cửa hàng. Một số cách xoay xở:
- Mang theo "bộ bàn di động": một túi nhỏ đựng đúng những đồ cần cho công việc, bày ra khi ngồi xuống, cất vào khi rời đi.
- Chiếm vùng làm việc, bỏ qua phần còn lại: dọn sạch khoảng trước mặt, xoay người hoặc ghế để phần bừa bộn của người khác nằm ngoài tầm mắt chính.
- Thoả thuận chung với người ngồi cùng bàn: mỗi người một nửa, cuối ngày dọn phần của mình.
- Dùng màn hình làm vùng làm việc chính: khi mặt bàn không kiểm soát được, giữ màn hình gọn càng quan trọng.
- Chọn hướng ngồi: ở chỗ ngồi tự do, chọn bàn quay về tường hoặc cửa sổ hơn là quay ra khu nhiều người qua lại.
Trong những hoàn cảnh này, mục tiêu không phải một mặt bàn hoàn hảo mà là một khoảng trước mặt đủ sạch cho việc đang làm. Khoảng đó càng nhỏ thì càng dễ giữ, kể cả khi xung quanh không theo ý mình.
Thí nghiệm một tuần: bàn gọn và bàn như cũ
Không cần tin ngay rằng bàn gọn giúp bạn. Tự thử trên chính công việc của mình trong một tuần làm việc:
- Chọn một loại việc cần tập trung bạn làm gần như mỗi ngày, ví dụ một giờ viết hoặc rà số liệu đầu buổi sáng.
- Ba ngày đầu, giữ bàn và màn hình như thường lệ. Ghi lại sau mỗi khối việc: mấy lần bạn bị kéo sang việc khác, và cái gì kéo bạn đi.
- Hai ngày sau, trước khối việc đó, dọn vùng làm việc theo ba vùng nhìn, đóng các thẻ không liên quan, ẩn số thông báo.
- Ghi lại theo đúng cách như ba ngày đầu.
- Cuối tuần, so hai nhóm ngày. Đặc biệt nhìn cột "cái gì kéo bạn đi": nếu phần lớn là đồ vật và thông báo trên màn hình, dọn bàn đang đánh đúng chỗ; nếu phần lớn là điện thoại hay đồng nghiệp, vấn đề chính nằm ở chỗ khác.
Ví dụ giả định: một người làm kế toán nhận ra phần lớn lần bị kéo đi đến từ tập chứng từ của khách hàng khác nằm cạnh bàn phím, mỗi lần nhìn thấy lại nhớ ra một việc chưa làm. Chỉ cần chuyển tập đó vào khay chờ, buổi sáng đã liền mạch hơn hẳn.
Câu hỏi thường gặp
Có người làm việc tốt trên bàn bừa bộn, vậy có sao không?
Có những người quen làm việc giữa nhiều đồ và vẫn hiệu quả. Nếu bạn thấy công việc trôi chảy, không bỏ sót việc, không mất thời gian tìm đồ, không cần thay đổi. Bài này dành cho người thấy mình hay bị kéo đi và tìm cách giảm điều đó.
Để ảnh gia đình trên bàn có làm mất tập trung không?
Ảnh gia đình là đồ vật trung tính về công việc, không nhắc đến việc dở dang, nên thường không gây phân tâm đáng kể. Nhiều người thấy dễ chịu hơn khi có một vài đồ cá nhân. Chỉ nên đặt ở vùng phụ, không chắn vùng làm việc.
Giấy nhắc dán quanh màn hình có tốt không?
Vài tờ nhắc việc quan trọng trong ngày thì được. Dán kín viền màn hình bằng giấy nhắc thì mỗi lần nhìn lên là bị nhắc về hàng chục việc khác, đúng kiểu đồ vật gắn với việc dở dang. Chuyển chúng vào một danh sách duy nhất và chỉ để việc của hôm nay trong tầm mắt.
Cây xanh trên bàn có giúp tập trung không?
Một chậu cây nhỏ đặt ở vùng phụ làm không gian dễ chịu hơn, và nhìn ra cây xanh trong chốc lát giữa giờ có thể giúp nghỉ mắt. Bằng chứng về việc cây trên bàn làm tăng sự tập trung còn hạn chế, nhưng nó không gây hại nếu không chiếm vùng làm việc.
Có nên dùng hai màn hình để bớt bừa bộn?
Hai màn hình giúp tách việc chính và công cụ phụ, có lợi cho nhiều loại việc. Nhưng nếu màn hình thứ hai trở thành chỗ để hộp thư và khung chat luôn mở, nó lại thêm một nguồn kéo mắt. Dùng màn hình phụ cho thứ phục vụ việc đang làm, không cho mọi thứ khác.
Dọn bàn có phải là cách trì hoãn công việc không?
Có thể, nếu bạn dọn mỗi khi gặp việc khó. Dọn bàn có thời hạn, năm phút cuối ngày hoặc đầu giờ, là thói quen hữu ích. Dọn bàn kéo dài nửa tiếng ngay khi định bắt đầu báo cáo thì nhiều khả năng là đang né việc.