Khi có quá nhiều việc trong đầu, cách gỡ nhanh nhất là ghi hết ra giấy, rồi biến mỗi dòng mơ hồ thành một bước làm cụ thể. Việc chưa xong có xu hướng quay lại trong ý nghĩ, như một lời nhắc tự động. Khi có ba mươi lời nhắc cùng chạy, bạn không tập trung được vào việc nào. Ghi ra và gắn cho mỗi việc một kế hoạch rõ giúp đầu thôi phải giữ hộ.
Toàn bộ quy trình mất khoảng mười lăm đến hai mươi phút: năm phút đổ hết ra, năm phút xếp loại, năm phút viết bước tiếp theo cho các việc quan trọng và chọn ba việc cho hôm nay. Bài này đi qua từng bước, kèm bảng chuyển dòng mơ hồ thành việc làm được và những lỗi khiến danh sách dài mãi không ngắn.
Vì sao việc chưa xong cứ réo trong đầu
Năm 1927, nhà tâm lý học Bluma Zeigarnik mô tả hiện tượng người ta nhớ những nhiệm vụ bị ngắt giữa chừng tốt hơn những nhiệm vụ đã làm xong. Hiện tượng này mang tên bà, dù các nghiên cứu lặp lại sau đó cho kết quả không đồng nhất, nên nên coi nó là một xu hướng chứ không phải định luật. Điều nhiều người tự thấy là đúng: việc dở dang hay “trồi lên” vào lúc không mời.
Thú vị hơn là nghiên cứu của E. J. Masicampo và Roy Baumeister công bố năm 2011. Trong các thí nghiệm của họ, người được nhắc tới một mục tiêu chưa hoàn thành bị ý nghĩ về mục tiêu đó xen vào nhiều hơn khi làm việc khác, và làm việc khác kém hơn. Nhưng khi họ được viết ra một kế hoạch cụ thể cho mục tiêu ấy, sự xen ngang giảm rõ, dù mục tiêu vẫn chưa xong. Nói cách khác, đầu không đòi việc phải làm ngay; nó đòi biết việc đã được sắp xếp.
Đó là lý do “ghi ra giấy” có tác dụng, nhưng chỉ ghi tên việc thì chưa đủ. Một dòng “lo vụ hợp đồng” vẫn để đầu phải tự nhớ xem cần làm gì. Một dòng “thứ ba 9 giờ gọi chị Hạnh hỏi bản sửa cuối” thì đầu có thể buông.
Năm phút đầu: đổ hết ra, không chọn lọc
Lấy một tờ giấy lớn hoặc vài tờ, đặt đồng hồ năm phút. Viết mọi thứ đang chiếm chỗ trong đầu, to nhỏ đều viết, không xếp thứ tự, không đánh giá. Nếu bí, dùng các gợi ý sau để quét từng góc.
- Công việc chính: hồ sơ, báo cáo, thư phải trả lời, người phải gọi, cuộc họp cần chuẩn bị.
- Việc nhà: đồ hỏng cần sửa, thứ phải mua, hoá đơn, giấy tờ, lịch của con.
- Tiền: khoản phải trả, khoản cần đòi, giấy tờ ngân hàng, bảo hiểm.
- Sức khoẻ: lịch khám, thuốc của người nhà, việc tự hứa sẽ làm như đi bộ.
- Người khác: ai đang chờ bạn trả lời, ai bạn đang chờ, lời hứa đã nói ra.
- Những thứ mơ hồ: “nên học thêm”, “phải nghĩ về chuyện đổi việc”, “muốn sắp xếp lại tủ sách”.
Năm phút thường cho ra hai mươi đến bốn mươi dòng. Nhiều người ngạc nhiên vì con số nhỏ hơn cảm giác: cảm giác “cả nghìn việc” thường đến từ việc cùng một mấy chục việc cứ quay vòng nhắc lại.
Đừng dừng giữa chừng để làm thử một việc. Bước này chỉ đổ ra; xử lý để sau.
Năm phút sau: xếp mỗi dòng vào một trong năm nhóm
Đọc lại từng dòng và ghi ký hiệu bên cạnh. Mục đích là tách những thứ cần làm khỏi những thứ chỉ đang chiếm chỗ.
| Nhóm | Nhận ra bằng câu hỏi | Xử lý |
|---|---|---|
| Làm ngay | Có xong được trong khoảng hai phút không? | Làm luôn sau khi xếp xong cả tờ (nguyên tắc hai phút của David Allen) |
| Có hạn | Có ngày, giờ cụ thể phải xong không? | Ghi hạn bên cạnh, viết bước tiếp theo |
| Không gấp | Muốn làm nhưng chưa ai chờ? | Chuyển sang danh sách “để sau”, xem lại mỗi tuần |
| Của người khác | Bạn đang chờ ai đó, hay việc thật ra là của người khác? | Ghi tên người và ngày sẽ hỏi lại |
| Không phải việc | Đây là nỗi lo hay mong muốn, không có hành động rõ? | Gạch dưới, xử lý theo cách dành cho nỗi lo (xếp loại, hẹn giờ nghĩ) |
Nhóm cuối thường bị bỏ sót. “Lo con học kém”, “không biết công ty có cắt giảm không” không phải việc, và để chúng chung danh sách với “gửi hồ sơ” khiến cả danh sách mang màu căng thẳng. Tách riêng giúp danh sách việc chỉ còn là việc.
Nhóm “làm ngay” cũng cần giới hạn. Nếu có hơn mười việc hai phút, làm hết sẽ ngốn cả buổi sáng; chọn những việc giải phóng người khác trước (một tin nhắn xác nhận để đồng nghiệp làm tiếp được), phần còn lại gom vào một khối buổi chiều.
Biến dòng mơ hồ thành bước tiếp theo nhìn thấy được
Đây là bước tạo ra khác biệt. Một bước tiếp theo tốt có động từ cụ thể, làm được trong một lần ngồi, và người khác đọc vào cũng biết bạn sẽ làm gì.
| Dòng mơ hồ | Bước tiếp theo |
|---|---|
| Hợp đồng nhà cung cấp | Đọc lại điều khoản giao hàng, đánh dấu ba chỗ cần hỏi, gửi thư trước thứ năm |
| Sửa máy giặt | Chụp ảnh tem máy, nhắn thợ quen hỏi lịch cuối tuần |
| Học thêm tiếng Anh | Tối thứ tư dành hai mươi phút xem lịch hai lớp gần nhà |
| Báo cáo quý | Mở tệp năm ngoái, chép khung mục lục sang tệp mới |
| Khám răng | Gọi phòng khám đặt lịch, chọn sáng thứ bảy |
| Nói chuyện với sếp về lương | Ghi ba việc đã làm được trong sáu tháng, xin lịch gặp mười lăm phút |
Để ý: bước tiếp theo thường nhỏ đến mức nghe buồn cười. Chính vì nhỏ nên nó làm được ngay khi có mười phút rảnh, và một khi đã bắt đầu, bước sau tự hiện ra. Việc lớn không có bước tiếp theo rõ ràng là loại việc dễ bị né nhất.
Không cần viết bước tiếp theo cho mọi dòng. Làm cho các việc trong nhóm “có hạn” và những việc đang réo nhiều nhất là đủ.
Chọn ba việc cho hôm nay và một danh sách “không làm hôm nay”
Ba việc, không phải mười. Từ nhóm có hạn, chọn tối đa ba việc mà nếu xong thì hôm nay được coi là ổn. Ba là con số đủ ít để làm được, đủ nhiều để có tiến độ. Ngày có nhiều cuộc họp, chọn một.
Ghi giờ dự kiến bên cạnh. Không cần lịch chi li; chỉ cần “sáng”, “sau trưa”. Gắn việc với một khung giờ giúp khỏi phải quyết định lại mỗi lần rảnh tay.
Viết rõ những gì không làm hôm nay. Đây là phần ít người làm nhưng giúp đầu yên nhất. Khi một việc “để sau” chợt trồi lên lúc đang làm, bạn biết nó đã được cân nhắc và gác có chủ đích, không phải bị quên.
Làm việc khó trong ba việc vào giờ tỉnh nhất. Mỗi người có khung giờ đầu óc sáng hơn; với nhiều người là buổi sáng. Để việc cần suy nghĩ vào đó, việc hành chính vào buổi chiều.
Một tờ giấy duy nhất trên bàn. Cất tờ đổ đầu đi, chỉ để lại tờ ghi ba việc. Nhìn thấy bốn mươi dòng suốt ngày lại làm đầu quá tải theo cách khác.
Ví dụ giả định: một buổi sáng thứ hai đầu óc rối
Chị Lan (nhân vật giả định) làm kế toán ở một công ty nhỏ tại Đà Nẵng. Sáng thứ hai, chị ngồi vào bàn mà đầu nhảy liên tục giữa báo cáo thuế, lịch tiêm của con, chiếc xe máy kêu lạ và cuộc nói chuyện chưa xong với chồng về chuyện sửa nhà. Bốn mươi phút trôi qua, chị mở bảng tính ba lần rồi lại đóng.
Chị lấy một tờ giấy, đặt đồng hồ năm phút và viết ra hai mươi sáu dòng. Khi xếp loại, chỉ năm dòng thuộc nhóm “có hạn” trong tuần; bốn dòng làm được ngay trong hai phút (nhắn lại cô giáo, chuyển khoản tiền điện, xác nhận lịch họp, đặt lịch tiêm); chín dòng “không gấp”; ba dòng là việc của người khác đang chờ trả lời; năm dòng là nỗi lo, trong đó có chuyện sửa nhà và chuyện công ty có thể đổi phần mềm kế toán.
Chị làm bốn việc hai phút trong tám phút. Với năm việc có hạn, chị viết bước tiếp theo: “mở tệp tờ khai tháng trước, chép sang tệp mới”, “gọi tiệm sửa xe hỏi lịch chiều thứ tư”. Chị chọn ba việc cho hôm nay, ghi rõ chuyện sửa nhà sẽ nói với chồng sau bữa tối thứ năm, gấp tờ đổ đầu cất vào ngăn kéo. Cả quy trình mất mười chín phút. Mười phút sau, chị đã gõ những dòng đầu của báo cáo.
Ví dụ này không nhằm nói mọi buổi sáng sẽ trơn tru như vậy. Nó cho thấy một điều thường gặp: phần lớn thứ làm đầu rối không phải việc gấp, và chỉ cần thấy chúng đã có chỗ là đủ để bắt đầu.
Giữ cho đầu không đầy lại
Đổ việc ra giấy một lần giúp nhẹ người trong vài ngày, rồi đầu sẽ đầy lại nếu không có nhịp. Một nhịp đơn giản: mỗi tối hoặc mỗi sáng năm phút ghi thêm những việc mới phát sinh và chọn ba việc ngày mai; mỗi tuần một lần, khoảng hai mươi phút, đọc lại danh sách “để sau” và danh sách chờ người khác, gạch những gì đã hết ý nghĩa.
Giữ một chỗ ghi duy nhất. Việc nằm rải rác ở sổ, tin nhắn tự gửi cho mình, giấy dán màn hình, ghi chú điện thoại là lý do lớn khiến đầu không dám buông: nó phải nhớ xem đã ghi ở đâu. Chọn giấy hay điện thoại tuỳ bạn, miễn là một chỗ. Bài này không bàn cách chọn công cụ quản lý việc; phần đó thuộc về kỹ năng quản lý thời gian.
Khi chợt nhớ một việc giữa lúc đang tập trung, ghi một dòng vào chỗ đó rồi quay lại ngay, không xử lý. Việc ghi mất mười giây; việc xử lý có thể kéo bạn đi nửa tiếng.
Khi danh sách dài mãi không ngắn, hoặc hay quên bất thường
Nếu tuần nào đổ đầu cũng ra danh sách dài hơn tuần trước, vấn đề có thể không nằm ở cách sắp xếp mà ở khối lượng thật. Khi đó cách giải quyết là thương lượng lại: mang danh sách việc có hạn đến gặp quản lý, hỏi việc nào ưu tiên, việc nào lùi được, việc nào giao người khác. Ở nhà cũng vậy: chia lại việc nhà là chuyện của cả gia đình, không phải của riêng người hay nhớ nhất.
Hay quên trong giai đoạn bận là bình thường. Nhưng nếu bạn quên những việc quen thuộc nhiều lần, lạc đường ở chỗ quen, quên lời vừa nói, người xung quanh nhận ra bạn khác trước, hoặc trí nhớ kém đi kèm thay đổi tâm trạng, giấc ngủ kéo dài, hãy đi khám. Bác sĩ có thể kiểm tra nhiều nguyên nhân thể chất và tâm lý khác nhau; tự đoán qua bài viết không thay được việc đó.
Câu hỏi thường gặp
Ghi ra điện thoại có được không hay phải ghi tay?
Được, nếu điện thoại không kéo bạn sang thứ khác. Nhiều người ghi tay vì cầm điện thoại lên dễ kèm theo mở tin nhắn, mạng xã hội. Điều quan trọng hơn là chỉ dùng một chỗ ghi, và chỗ đó luôn trong tầm tay khi cần ghi nhanh.
Đổ đầu xong lại thấy hoảng vì quá nhiều việc thì sao?
Cảm giác đó thường xuất hiện ngay sau bước đổ ra và giảm khi xếp loại xong. Phần lớn dòng sẽ rơi vào nhóm “không gấp”, “của người khác” hoặc “không phải việc”. Chỉ nhìn vào ba việc hôm nay; phần còn lại đã có chỗ.
Có nên làm việc này mỗi ngày không?
Lần đổ đầu đầy đủ chỉ cần khi đầu óc đang rối hoặc mỗi tuần một lần. Mỗi ngày chỉ cần năm phút cập nhật và chọn ba việc. Làm đầy đủ mỗi ngày dễ biến thành một việc tốn thời gian khác.
Ba việc mỗi ngày có quá ít với người nhiều việc không?
Ba việc là những việc quyết định ngày đó có tiến độ, không phải toàn bộ việc bạn làm. Bạn vẫn trả lời thư, họp, xử lý việc lặt vặt. Nếu xong sớm ba việc, chọn thêm từ danh sách có hạn.
Hiệu ứng Zeigarnik có được chứng minh chắc chắn không?
Chưa hẳn. Thí nghiệm gốc năm 1927 nổi tiếng nhưng các lần lặp lại sau đó cho kết quả không đồng nhất. Nghiên cứu của Masicampo và Baumeister năm 2011 về việc lập kế hoạch giảm ý nghĩ xen ngang là bằng chứng gần với thực hành hơn, dù cũng cần thêm lặp lại.