Với phần lớn công việc văn phòng, kiểm thư điện tử khoảng ba đến năm lần một ngày vào giờ cố định là đủ, miễn là có một kênh riêng cho việc thật sự gấp (thường là điện thoại). Một thí nghiệm của Kushlev và Dunn (2015) cho thấy người được yêu cầu kiểm thư ba lần mỗi ngày trong một tuần cảm thấy bớt căng thẳng hơn so với khi kiểm không giới hạn, mà không ghi nhận họ bị chậm việc đáng kể.
Con số cụ thể tuỳ vai trò: người hỗ trợ khách hàng cần nhiều lần hơn kế toán, quản lý cần khác nhân viên kỹ thuật. Bài này tóm tắt nghiên cứu, đưa ra bảng chọn giờ theo vai trò, cách để việc gấp không bị sót, những chỗ rò làm hỏng lịch kiểm thư, và một thử nghiệm hai tuần để tìm nhịp hợp với bạn.
Nghiên cứu nói gì về số lần kiểm thư
Trong thí nghiệm của Kostadin Kushlev và Elizabeth Dunn công bố năm 2015, hơn một trăm người lớn đi làm và sinh viên được chia làm hai giai đoạn: một tuần kiểm thư tối đa ba lần mỗi ngày, tắt thông báo; một tuần kiểm thoải mái. Trong tuần giới hạn, họ báo cáo mức căng thẳng hằng ngày thấp hơn, và mức căng thẳng thấp hơn ấy đi kèm cảm giác dễ chịu hơn ở nhiều chỉ số. Đây là tự báo cáo, thời gian ngắn, mẫu không lớn, nên con số "ba lần" không nên coi là chuẩn cho mọi người.
Một nghiên cứu nhỏ hơn năm 2012 của nhóm Gloria Mark cắt hẳn thư điện tử của vài nhân viên văn phòng trong năm ngày và theo dõi bằng phần mềm cùng máy đo nhịp tim. Khi không có thư, họ chuyển cửa sổ trên máy tính ít hơn, tập trung vào một việc lâu hơn, và các chỉ số căng thẳng thấp hơn. Mẫu quá nhỏ để kết luận chắc, nhưng hướng của kết quả khớp với nghiên cứu năm 2015.
Điều hai nghiên cứu cùng gợi ý: điều gây mệt không chỉ là lượng thư mà là việc mở hộp thư liên tục, mỗi lần mở là một lần chuyển sự chú ý và một lần nhận thêm việc chưa xử lý. Gom việc kiểm thư vào vài thời điểm biến hàng chục lần ngắt quãng nhỏ thành vài lần xử lý có chủ đích.
Cũng cần nói rõ giới hạn: các nghiên cứu này làm với người tự nguyện tham gia, phần lớn ở Bắc Mỹ, trong thời gian ngắn. Văn hoá công sở ở Việt Nam, nơi nhiều việc được giao qua tin nhắn hơn là thư, có thể khiến tác dụng khác đi. Hãy coi chúng là lý do để thử, rồi tự đo bằng thử nghiệm ở cuối bài.
Chọn số lần và giờ kiểm theo vai trò
Các mốc dưới là gợi ý để bắt đầu, giả định giờ làm hành chính. Điều chỉnh theo thực tế nơi làm việc, nhưng giữ nguyên tắc: có giờ cố định và có kênh khẩn.
| Vai trò | Số lần gợi ý | Giờ gợi ý | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Kế toán, phân tích, kỹ thuật, nghiên cứu | 3 lần | 11 giờ, 14 giờ, 16 giờ 30 | Giữ buổi sáng cho việc cần suy nghĩ |
| Nhân viên kinh doanh, mua hàng | 4–5 lần | 8 giờ 30, 10 giờ 30, 13 giờ 30, 15 giờ 30, 17 giờ | Khách gấp thường gọi; thư báo giá xử lý theo đợt |
| Quản lý nhóm | 4 lần | 9 giờ, 11 giờ 30, 14 giờ, 16 giờ 30 | Để một khung sau họp để xử lý các việc phát sinh |
| Hỗ trợ khách hàng qua thư | Theo ca trực | Liên tục trong ca, không kiểm ngoài ca | Chia ca để không ai phải trực cả ngày |
| Giáo viên, giảng viên | 2 lần | Sau tiết sáng, cuối giờ chiều | Thư của phụ huynh, sinh viên hiếm khi cần trả lời trong giờ dạy |
| Sinh viên | 1–2 lần | Trưa và tối | Thư từ trường thường có thông báo trước vài ngày |
Một điểm đáng chú ý ở cột "giờ gợi ý": lần kiểm đầu tiên của nhiều vai trò không phải lúc vừa ngồi vào bàn. Mở hộp thư lúc tám giờ sáng thường lấp đầy buổi sáng bằng việc của người khác. Nếu nghề bạn cần biết sớm có việc gấp hay không, hãy lướt năm phút để tìm thư khẩn, không trả lời gì khác, rồi đóng lại.
Để việc gấp không bị sót
Nỗi lo lớn nhất khi giảm số lần kiểm thư là lỡ một việc gấp. Vài biện pháp giải quyết phần lớn nỗi lo ấy:
- Thoả thuận rằng việc khẩn thì gọi điện. Thư điện tử vốn không phải kênh cho việc cần xử lý trong mười phút. Nói rõ điều này với nhóm và khách quen.
- Đặt danh sách người gửi ưu tiên. Nhiều ứng dụng thư cho chỉ báo thông báo từ một số người nhất định, ví dụ sếp trực tiếp hay một khách lớn đang có dự án. Giữ danh sách này ngắn.
- Ghi nhịp trả lời trong chữ ký thư. Một dòng nhỏ như "Thư được kiểm vào khoảng 11 giờ và 16 giờ; việc gấp xin gọi điện" giúp người gửi điều chỉnh kỳ vọng mà không cần giải thích từng lần.
- Dùng thư tự động trả lời trong những ngày làm việc tập trung dài, ví dụ khi viết báo cáo cả ngày hay đi công tác, kèm cách liên lạc khi gấp.
- Lọc thư tự động vào thư mục. Thư báo cáo hệ thống, bản tin, thông báo tự động đi vào thư mục riêng, đọc một lần cuối tuần. Hộp thư chính chỉ còn thư từ người thật.
Những chỗ rò làm hỏng lịch kiểm thư
Phần lớn người thử kiểm thư theo giờ thấy mình vẫn đọc thư liên tục, vì thư điện tử len vào qua nhiều cửa. Cửa lớn nhất là điện thoại: ứng dụng thư trên máy với thông báo bật nghĩa là mọi lịch trên máy tính vô nghĩa. Nếu muốn giữ nhịp, tắt thông báo thư trên điện thoại, hoặc xoá ứng dụng thư khỏi điện thoại nếu công việc cho phép.
Cửa thứ hai là tab thư luôn mở trên trình duyệt, với con số chưa đọc hiện ngay trên tiêu đề tab. Mỗi lần mắt lướt qua con số tăng lên là một lần bị kéo. Đóng tab thư sau mỗi lần kiểm, mở lại vào giờ tiếp theo. Cửa thứ ba là thông báo hiện góc màn hình máy tính; tắt nó trong cài đặt của ứng dụng thư hoặc của hệ điều hành.
Cửa thứ tư khó thấy hơn: thói quen "kiểm nhanh" khi đang chờ một việc khác, như chờ tệp tải xong hay chờ họp bắt đầu. Đó là những lúc đầu óc đang rảnh nên mở thư có vẻ vô hại, nhưng bạn sẽ đọc được một thư cần xử lý mà chưa có thời gian xử lý, và nó nằm lại trong đầu suốt cuộc họp. Nếu có khoảng chờ, dùng nó để nhìn ra xa hoặc ghi lại bước tiếp theo của việc đang làm.
Mỗi lần mở hộp thư nên làm gì
Gom việc kiểm thư chỉ có tác dụng nếu mỗi lần mở bạn xử lý cho xong, thay vì đọc rồi để đó. Phương pháp quản lý hộp thư chi tiết có nhiều, nhưng nguyên tắc tối thiểu khá đơn giản: mỗi thư một quyết định. Thư trả lời được trong vài phút thì trả lời ngay. Thư cần làm lâu hơn thì chuyển thành một việc có ngày, ghi vào danh sách việc hoặc lịch, rồi lưu trữ thư. Thư chỉ để biết thì đọc và lưu trữ. Thư không cần thì xoá.
Đặt giới hạn thời gian cho mỗi lượt, ví dụ 20 đến 30 phút. Nếu hết giờ mà còn thư, những thư còn lại chờ lượt sau. Giới hạn này giúp lượt kiểm thư không nuốt mất khối giờ dành cho việc khác.
Một điều nhỏ mà có ích: viết thư trả lời đầy đủ ngay từ lần đầu để khỏi phải qua lại. Mỗi vòng hỏi lại là một lần thêm thư vào hộp của cả hai bên. Câu trả lời có đủ thông tin, có đề xuất cụ thể ("Mình có thể gặp thứ Ba 10 giờ hoặc thứ Tư 14 giờ, anh chọn giúp") giảm số thư nhiều hơn mọi mẹo lọc.
Buổi tối, cuối tuần và ngày nghỉ phép
Lịch kiểm thư trong giờ làm chỉ là một nửa câu chuyện. Nửa còn lại là ngoài giờ. Nhiều người không trả lời thư buổi tối nhưng vẫn "liếc qua cho biết", và một thư khó chịu đọc lúc chín giờ tối đủ để làm hỏng giấc ngủ, trong khi chẳng làm được gì với nó tới sáng hôm sau. Đọc mà không xử lý được là kiểu đọc tốn sự chú ý nhất.
Nếu vai trò của bạn không yêu cầu trực ngoài giờ, cách đơn giản nhất là có một lượt kiểm cuối ngày cố định, ví dụ 17 giờ, rồi đóng hộp thư tới sáng. Trong lượt cuối ấy, ngoài trả lời, hãy ghi ba việc đầu tiên cho sáng mai; đầu óc yên tâm hơn khi biết những gì đang chờ đã có chỗ. Nếu vai trò có trực ngoài giờ, thoả thuận rõ khung trực và luân phiên trong nhóm, để mỗi người chỉ phải canh hộp thư một số buổi tối.
Ngày nghỉ phép là lúc thư tự động trả lời thật sự cần thiết: ghi rõ ngày quay lại, người thay thế cho việc gấp, và rằng bạn sẽ không đọc thư trong thời gian nghỉ. Ngày đầu đi làm lại, đừng mở hộp thư ngay; dành nửa giờ hỏi người thay thế xem có gì gấp, rồi xử lý hộp thư theo nhiều lượt trong hai ngày thay vì một mạch cả buổi sáng.
Thử nghiệm hai tuần
Cách chắc nhất để biết nhịp nào hợp với bạn là thử và so sánh. Chuẩn bị trước bằng cách báo nhóm và cài chữ ký thư.
- Tuần 1: kiểm thư như bình thường, nhưng mỗi lần mở hộp thư ghi một gạch vào giấy. Cuối mỗi ngày ghi số gạch và chấm mức căng thẳng từ 1 đến 5 cho riêng mình.
- Cuối tuần 1, đếm: trung bình bao nhiêu lần mỗi ngày, và có bao nhiêu thư thật sự cần trả lời trong vòng một tiếng.
- Tuần 2: chọn số lần và giờ theo bảng ở trên, tắt thông báo thư trên mọi thiết bị, giữ kênh khẩn là điện thoại. Tiếp tục ghi mức căng thẳng.
- Ghi lại mọi lần có việc gấp bị chậm vì thư: ai gửi, gấp thế nào, chậm bao lâu.
- Cuối tuần 2, so sánh. Nếu có việc bị chậm thật, xem xét thêm người đó vào danh sách ưu tiên hoặc thêm một lần kiểm, đừng quay lại kiểm liên tục.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm email ngay khi đến văn phòng có sao không?
Không sai, nhưng dễ khiến cả buổi sáng bị lấp bởi việc của người khác. Nếu công việc cho phép, dành một khối giờ đầu ngày cho việc quan trọng rồi mới mở thư. Nếu cần biết có việc khẩn hay không, lướt năm phút chỉ để tìm thư gấp, không trả lời thư khác.
Sếp mong trả lời email trong vài phút thì sao?
Nên hỏi rõ loại thư nào cần trả lời nhanh và vì sao. Thường sếp chỉ cần một số việc nhất định được phản hồi nhanh. Khi ấy, đặt sếp vào danh sách người gửi ưu tiên và giữ nhịp cố định cho phần còn lại, rồi xem lại sau một hai tuần.
Có nên xoá ứng dụng email trên điện thoại không?
Nếu công việc của bạn chủ yếu làm trên máy tính và ít khi cần trả lời thư khi đang di chuyển, xoá ứng dụng thư khỏi điện thoại là cách mạnh nhất để giữ nhịp. Nếu cần, giữ ứng dụng nhưng tắt toàn bộ thông báo và chuyển nó ra khỏi màn hình chính.
Thư tự động trả lời có làm khách thấy thiếu chuyên nghiệp không?
Một thư tự động ngắn, lịch sự, nói rõ khi nào sẽ phản hồi và cách liên lạc khi gấp thường được khách đón nhận tốt hơn là chờ không rõ bao lâu. Chỉ nên bật trong những ngày làm việc tập trung dài hoặc khi vắng mặt, không bật thường trực.
Kiểm email ít đi có làm hộp thư đầy lên không?
Số thư đến không phụ thuộc vào bạn kiểm bao nhiêu lần. Kiểm theo đợt và xử lý dứt điểm mỗi lượt thường khiến hộp thư gọn hơn, vì bạn không còn đọc rồi để đó. Lọc thư tự động vào thư mục riêng cũng giúp hộp chính bớt đầy.
Làm việc ở múi giờ khác với đối tác thì nên kiểm thế nào?
Đặt một lần kiểm trùng với cuối giờ làm hoặc đầu giờ làm của đối tác để trả lời kịp trong ngày của họ. Các lần còn lại theo nhịp bình thường. Nói rõ với đối tác giờ bạn thường phản hồi để họ sắp xếp.