Dọn thông báo điện thoại hiệu quả nhất là chia mọi ứng dụng thành ba nhóm: nhóm báo có người thật cần bạn ngay (cuộc gọi, tin nhắn của vài người thân, của sếp trực tiếp) thì giữ nguyên âm thanh; nhóm báo việc cần làm trong ngày (lịch hẹn, giao hàng, ngân hàng báo biến động) thì giữ nhưng tắt tiếng; còn nhóm máy tự sinh ra để kéo bạn vào (mạng xã hội gợi ý, ưu đãi, "có người vừa đăng", tin nóng) thì tắt hẳn. Làm một lượt mất chừng 30 phút, và phần lớn người làm xong thấy số lần máy sáng giảm rõ ngay hôm sau.
Lý do đáng bỏ công: mỗi thông báo là một lần sự chú ý bị giật ra khỏi việc đang làm, kể cả khi bạn không cầm máy lên. Bài này đi qua vì sao một tiếng "ting" lại tốn đến thế, cách phân nhóm từng ứng dụng, các nút cần bấm (tên menu khác nhau tuỳ máy nhưng nguyên lý giống nhau), và một bảng kiểm để làm lại mỗi tháng.
Một thông báo tốn gì, kể cả khi bạn không mở máy
Khi màn hình sáng lên hay máy rung, bộ não không lờ đi hoàn toàn được: nó phải ghi nhận, đoán xem là ai, việc gì, có cần trả lời không. Phần đoán ấy diễn ra trong vài giây nhưng kéo theo một đuôi dài hơn. Một thí nghiệm năm 2015 của Stothart và cộng sự cho người tham gia làm một bài kiểm tra chú ý kéo dài; ai nhận được thông báo trong lúc làm, dù không đọc, mắc lỗi nhiều hơn rõ so với lúc không có thông báo. Thí nghiệm làm trong phòng thí nghiệm với bài tập đơn điệu, nên con số cụ thể không chuyển thẳng ra văn phòng, nhưng hướng của kết quả khớp với kinh nghiệm của rất nhiều người.
Cái giá thứ hai là quay lại việc cũ. Nhóm của Gloria Mark (2008) quan sát người bị ngắt quãng khi làm việc văn phòng và thấy họ vẫn làm xong, thậm chí nhanh hơn, nhưng báo cáo căng thẳng và áp lực cao hơn. Sophie Leroy (2009) đặt tên cho phần còn sót lại: phần dư chú ý, tức một phần đầu óc vẫn nghĩ về việc vừa rời đi. Một tin nhắn đọc lướt "chiều nay họp lại nhé" có thể chiếm góc đầu bạn suốt nửa tiếng sau đó.
Còn một nghiên cứu khác của Kushlev, Proulx và Dunn (2016): người tham gia bật thông báo một tuần và tắt một tuần; tuần bật, họ tự đánh giá mình lơ đãng, bồn chồn hơn. Đây là tự báo cáo, mẫu không lớn, nhưng đủ để thấy dọn thông báo là việc đáng thử trước tiên, vì rẻ và dễ đo.
Ba nhóm ứng dụng và cách xử lý từng nhóm
Mở danh sách ứng dụng trong phần cài đặt thông báo, đi từ trên xuống và gắn mỗi ứng dụng vào một trong ba nhóm. Đừng nghĩ lâu: câu hỏi duy nhất là "nếu thông báo này đến chậm hai tiếng thì có ai thiệt không".
| Nhóm | Ví dụ | Cách cài | Vì sao |
|---|---|---|---|
| Người thật cần ngay | Cuộc gọi; tin nhắn của vợ chồng, con, bố mẹ; sếp trực tiếp; khách đang chờ giao hàng | Giữ âm thanh và hiện trên màn hình khoá | Bỏ lỡ có hậu quả thật, và số lượng ít |
| Việc trong ngày | Lịch hẹn, ứng dụng giao hàng, ngân hàng báo trừ tiền, ứng dụng đi lại | Hiện im lặng, không âm, không rung; tắt hiện nổi giữa màn hình | Cần biết nhưng không cần biết ngay giây đó |
| Máy tự sinh để kéo bạn vào | Gợi ý bạn bè, "có người vừa đăng", ưu đãi, tin nóng, nhắc "lâu rồi bạn chưa vào" | Tắt hẳn, kể cả biểu tượng số đỏ | Được thiết kế để bạn mở ứng dụng, không để báo việc của bạn |
| Nhóm chat đông người | Nhóm lớp, nhóm họ hàng, nhóm khu phố, nhóm công ty nhiều chục người | Tắt tiếng nhóm, chỉ để báo khi có người nhắc tên mình | Phần lớn tin không gửi cho riêng bạn |
Nhóm thứ ba thường chiếm hơn một nửa danh sách. Nhiều ứng dụng mua sắm, giao đồ ăn, ví điện tử gửi hai loại thông báo trộn chung: loại báo đơn hàng của bạn và loại khuyến mại. Vào trong cài đặt của chính ứng dụng đó, thường có mục chọn từng loại; giữ loại báo đơn, tắt loại khuyến mại.
Những nút cần bấm, mô tả theo nguyên lý
Tên menu khác nhau giữa các dòng máy và phiên bản hệ điều hành, nhưng gần như máy nào cũng có những nút dưới đây, nằm trong mục Cài đặt → Thông báo hoặc trong trang thông tin của từng ứng dụng:
- Tắt âm thanh và rung riêng từng ứng dụng. Thông báo vẫn nằm trong danh sách để bạn xem khi chủ động mở máy, nhưng không gọi bạn.
- Tắt hiện nổi (banner) giữa màn hình. Dòng chữ trượt xuống khi đang làm việc khác là loại giật mắt nhất, vì nó buộc bạn đọc ít nhất nửa câu.
- Tắt biểu tượng số đỏ trên ứng dụng. Con số chưa đọc là một lời nhắc liên tục mỗi lần nhìn màn hình chính, và nó gần như luôn khác không.
- Tắt xem trước nội dung trên màn hình khoá. Chỉ hiện "Có tin nhắn mới", không hiện nội dung. Đọc được nửa câu là đầu đã bắt đầu soạn câu trả lời.
- Gom thông báo theo giờ (tóm tắt theo lịch). Một số máy cho đặt hai ba mốc trong ngày, ví dụ 12 giờ và 18 giờ, để mọi thông báo không gấp đến một lượt. Máy không có thì chế độ tập trung theo lịch làm việc tương tự.
- Tắt thông báo trên đồng hồ thông minh và máy tính. Dọn trên điện thoại mà cổ tay và góc màn hình máy tính vẫn rung thì coi như chưa dọn.
Những chỗ dễ làm sai khi dọn
Sai lầm phổ biến nhất là tắt hết rồi lại bật hết sau ba ngày. Người tắt toàn bộ thường lo bỏ lỡ việc, nên cứ mười phút lại mở máy kiểm tra, và số lần cầm máy còn tăng lên. Cách giữ được lâu là để lại đúng nhóm "người thật cần ngay" với âm thanh rõ: khi biết chắc việc gấp sẽ gọi được mình, bạn mới yên tâm để máy nằm yên.
Sai lầm thứ hai là chỉ dọn ứng dụng mạng xã hội mà quên thư điện tử và nhóm chat công việc. Với người làm văn phòng, hai nguồn này thường réo nhiều hơn mạng xã hội trong giờ làm. Thư điện tử hiếm khi cần trả lời trong năm phút; nếu nơi bạn làm có thói quen ngược lại, đó là chuyện cần thoả thuận với nhóm chứ không giải quyết được bằng cài đặt.
Sai lầm thứ ba là dọn xong không báo ai. Nếu bạn quen trả lời tin nhắn trong vòng hai phút, người nhắn sẽ ngạc nhiên khi bạn chậm hẳn đi. Một câu ngắn với người hay liên lạc, kiểu "buổi sáng mình ít xem máy, việc gấp cứ gọi", tránh được hiểu lầm và khiến họ chuyển việc gấp sang cuộc gọi, đúng kênh bạn đã giữ lại.
Trường hợp riêng: bán hàng, trực ca, chăm người ốm
Bảng ba nhóm ở trên hợp với người làm văn phòng. Có những công việc mà chính thông báo là việc: người bán hàng qua mạng nhận đơn qua tin nhắn, điều dưỡng hay kỹ thuật viên trực ca, người đang chăm bố mẹ ốm ở nhà. Với họ, tắt thông báo theo kiểu chung là bỏ lỡ việc thật.
Cách xử lý là tách kênh. Người bán hàng có thể dồn mọi tin của khách về một ứng dụng hoặc một tài khoản riêng, giữ âm thanh cho đúng kênh đó và tắt gần hết phần còn lại, kể cả mạng xã hội cá nhân. Nhờ vậy, mỗi tiếng "ting" gần như chắc chắn là khách, và bạn không phải mở máy chỉ để biết đó là khách hay là gợi ý kết bạn. Người trực ca nên đặt một âm báo riêng, dễ nhận ra, cho số hay ứng dụng của nơi làm việc, để tai phân biệt được ngay mà không cần nhìn màn hình.
Người chăm người ốm nên làm ngược lại thông thường: giữ chuông thật to cho người bệnh và người cùng chăm, kể cả ban đêm, và tắt mạnh tay những thứ còn lại. Sự yên tâm rằng cuộc gọi quan trọng không thể bị chặn giúp đầu óc bớt phải canh chừng máy, và đó chính là phần sự chú ý bạn lấy lại được.
Làm trong 30 phút: thứ tự gợi ý
Ngồi xuống với điện thoại và một tờ giấy. Thứ tự dưới đây đi từ chỗ được nhiều nhất trước, để nếu bị gián đoạn giữa chừng bạn vẫn đã lấy được phần lớn lợi ích.
- Mở danh sách thông báo gần đây (thường nằm trong mục cài đặt thông báo, có chỗ xếp ứng dụng theo số thông báo gửi nhiều nhất). Ghi năm ứng dụng đứng đầu.
- Với năm ứng dụng đó, quyết định nhóm và cài ngay. Đây là phần lớn tiếng ồn của máy.
- Đi lượt toàn bộ danh sách còn lại, mỗi ứng dụng không quá mười giây. Ứng dụng nào không nhớ đã cài làm gì thì tắt thông báo, nếu cần thật nó sẽ tự lộ ra.
- Tắt tiếng các nhóm chat đông người, giữ chế độ báo khi được nhắc tên.
- Tắt xem trước nội dung trên màn hình khoá và tắt số đỏ cho các ứng dụng nhóm ba.
- Đặt nhắc lịch sau bốn tuần để làm lại một lượt: ứng dụng mới cài luôn xin quyền thông báo, và bạn sẽ bấm "Cho phép" lúc nào không hay.
Mẹo nhỏ cho bước cuối: từ nay mỗi khi cài ứng dụng mới và nó hỏi xin gửi thông báo, mặc định bấm không. Bật lại sau luôn dễ hơn tắt đi.
Đo xem có tác dụng không
Đừng tin cảm giác. Trước khi dọn, ghi lại hai con số từ phần thống kê thời gian sử dụng của máy: số thông báo nhận trong ngày và số lần nhấc máy. Hầu hết điện thoại hiện nay có mục này trong cài đặt, đôi khi nằm dưới tên "sức khoẻ kỹ thuật số" hay "thời gian sử dụng". Sau một tuần, so lại.
Một ví dụ giả định để hình dung: một nhân viên kinh doanh nhận khoảng 180 thông báo mỗi ngày và nhấc máy khoảng 90 lần. Sau khi dọn, thông báo có âm thanh còn khoảng 20, tổng thông báo vẫn nhiều nhưng phần lớn nằm im trong danh sách; số lần nhấc máy giảm còn khoảng 60. Phần giảm không đến từ ý chí mà từ việc máy thôi gọi.
Nếu số lần nhấc máy gần như không đổi dù thông báo đã giảm hẳn, nghĩa là bạn đang cầm máy theo thói quen chứ không vì máy gọi. Đó là một vấn đề khác, cần lực cản ở chỗ khác: để máy xa tầm tay, dọn màn hình chính, hoặc dùng chế độ tập trung theo giờ.
Câu hỏi thường gặp
Tắt thông báo có làm lỡ tin nhắn quan trọng không?
Có thể, nếu tắt cả nhóm người thật cần bạn ngay. Cách dọn trong bài giữ nguyên âm thanh cho cuộc gọi và vài người quan trọng, nên việc gấp vẫn tới. Phần bị tắt là thứ có thể đợi vài tiếng mà không ai thiệt. Tuần đầu nên để ý xem có lần nào lỡ việc thật không, rồi chỉnh cho đúng người.
Có nên tắt hết thông báo của mạng xã hội không?
Với đa số người, có. Thông báo mạng xã hội phần lớn là gợi ý và cập nhật do nền tảng sinh ra để kéo bạn quay lại. Nếu bạn dùng mạng xã hội cho công việc, ví dụ bán hàng qua trang, hãy giữ riêng loại báo tin nhắn của khách và tắt các loại còn lại.
Đồng hồ thông minh rung ở cổ tay có đỡ hơn điện thoại không?
Không hẳn. Rung ở cổ tay vẫn là một lần ngắt, và vì nó ở ngay trên người nên khó lờ đi hơn chiếc máy nằm trong túi xách. Nếu dùng đồng hồ, hãy cài nó chỉ nhận đúng nhóm thông báo người thật cần ngay, còn lại để trên điện thoại.
Bao lâu thì nên dọn lại một lần?
Mỗi tháng một lượt ngắn là đủ. Ứng dụng mới cài, ứng dụng cập nhật phiên bản hay tự bật lại vài loại thông báo, và nhóm chat mới mọc lên liên tục. Một lượt rà lại sau khi đã dọn lần đầu chỉ mất chừng năm phút.
Vì sao dọn xong vẫn cứ cầm máy lên xem?
Vì thói quen kiểm tra đã hình thành từ trước và chạy độc lập với thông báo. Khi máy thôi gọi, phản xạ vẫn còn vài tuần. Những cách hỗ trợ là để máy ngoài tầm tay khi làm việc, chuyển ứng dụng hay mở khỏi màn hình chính, và dùng chế độ tập trung theo giờ cố định.
Tắt biểu tượng số đỏ có thật sự cần không?
Đáng làm với các ứng dụng không gấp. Con số chưa đọc nhắc bạn mỗi lần nhìn màn hình chính, và nhiều người thấy khó chịu cho tới khi bấm vào cho nó biến mất. Tắt nó đi không mất thông tin gì, vì khi mở ứng dụng bạn vẫn thấy đủ.