Làm việc tập trung mang lại ba lợi ích có bằng chứng tương đối rõ: ít sai sót hơn, xong việc sớm hơn vì bớt thời gian quay lại sau mỗi lần bị cắt ngang, và cuối ngày bớt cảm giác căng thẳng, kiệt sức. Với những việc phải suy nghĩ — viết, phân tích, thiết kế, lập trình — nó còn giúp chất lượng sâu hơn, vì có những ý chỉ đến sau khi bạn đã ở với vấn đề đủ lâu.
Nhưng cũng có những lời hứa bị nói quá: rằng tập trung làm năng suất tăng gấp bốn, gấp năm, rằng nó thay thế được kỹ năng, hay rằng ai tập trung cũng sẽ thăng tiến. Bài này tách từng lợi ích ra, nói rõ bằng chứng mạnh tới đâu, rồi đưa một cách tự đo trong hai tuần để bạn biết lợi ích nào thật sự xảy ra với công việc của mình.
Ít sai sót: lợi ích có bằng chứng rõ nhất
Khi bị cắt ngang giữa một chuỗi bước, người ta phải nhớ mình đã dừng ở đâu. Nhớ sai một bước là bỏ sót hoặc làm lặp. Altmann, Trafton và Hambrick năm 2014 cho người tham gia làm một chuỗi thao tác có thứ tự trên máy tính và chen vào những lần ngắt chỉ vài giây. Ngay cả những lần ngắt ngắn đến thế cũng làm tỉ lệ lỗi tăng lên rõ rệt khi họ quay lại chuỗi, so với lúc không bị ngắt.
Ngoài phòng thí nghiệm, lĩnh vực y tế đã quan sát điều tương tự. Nghiên cứu của Westbrook và cộng sự năm 2010 theo dõi điều dưỡng chuẩn bị và phát thuốc ở bệnh viện và ghi nhận rằng những lần bị ngắt quãng trong lúc làm gắn với nguy cơ sai sót cao hơn, và càng bị ngắt nhiều lần trong một lượt thì nguy cơ càng tăng. Đó là lý do nhiều bệnh viện trên thế giới thử “vùng không làm phiền” khi chuẩn bị thuốc.
Với công việc văn phòng, lỗi thường ít nghiêm trọng hơn nhưng vẫn tốn kém: một số sai trong bảng tính bị gửi đi, một điều khoản bị sót khi soát hợp đồng, một dòng mã quên kiểm tra. Nếu việc của bạn có nhiều bước nối tiếp và một lỗi nhỏ phải trả giá lớn, giảm ngắt quãng là lợi ích đầu tiên đáng tìm.
Xong sớm hơn — nhưng không phải vì làm nhanh hơn
Một điều bất ngờ: người bị ngắt quãng nhiều đôi khi làm nhanh hơn chứ không chậm hơn. Mark, Gudith và Klocke năm 2008 cho người tham gia xử lý thư điện tử trong điều kiện có và không có ngắt quãng. Nhóm bị ngắt hoàn thành việc trong thời gian tương đương hoặc ngắn hơn, nhưng báo cáo căng thẳng, áp lực thời gian và nỗ lực cao hơn rõ. Họ bù lại thời gian mất bằng cách làm vội.
Vậy “xong sớm hơn” đến từ đâu? Chủ yếu từ việc bớt những khoảng chết vô hình: thời gian đọc lại để nhớ mình đang ở đâu, thời gian mở lại tệp, tìm lại dòng đang sửa, khởi động lại dòng suy nghĩ. Mỗi khoảng chỉ vài phút nhưng cộng lại qua một ngày có hàng chục lần chuyển việc thì thành con số đáng kể. Ngoài ra, ít lỗi cũng có nghĩa ít phải làm lại — một khoản tiết kiệm thường bị bỏ quên khi tính năng suất.
Lợi ích này lớn nhất với việc dài cần nhiều ngữ cảnh: viết một chương, sửa một lỗi phần mềm khó, dựng một mô hình tài chính. Với việc ngắn độc lập — trả lời một tin nhắn, duyệt một đơn — thì chuyển qua lại không tốn bao nhiêu, và gom chúng lại chỉ tiết kiệm chút ít.
Chất lượng của việc phải suy nghĩ
Có những vấn đề mà hai mươi phút đầu bạn chỉ làm quen: đọc lại yêu cầu, nhìn dữ liệu, thử vài hướng không đi đến đâu. Ý hay thường đến sau đó, khi đầu đã chứa đủ các mảnh để ghép. Nếu cứ hai mươi phút bạn lại bị kéo đi, bạn mãi ở giai đoạn làm quen và không bao giờ đi được tới chỗ ghép. Kết quả là những giải pháp nông — đúng, nhưng là cái đầu tiên nghĩ ra.
Đây là phần khó đo nhất và cũng dễ bị thổi phồng nhất. Không có thí nghiệm nào đo được “độ sâu” của một bản kế hoạch kinh doanh. Nhưng nhiều người làm nghề sáng tạo và nghiên cứu mô tả cùng một trải nghiệm: những ý quan trọng nhất đến trong các khối thời gian dài liền mạch. Csikszentmihalyi gọi trạng thái hoàn toàn chìm vào việc khó vừa sức là dòng chảy, và nó gần như không thể xảy ra khi bạn bị ngắt mỗi vài phút.
Một cách kiểm của riêng bạn: nhìn lại ba sản phẩm công việc mà bạn tự hào nhất trong năm qua. Chúng được làm ra trong những ngày như thế nào? Với nhiều người, câu trả lời là những buổi ít ai làm phiền, chứ không phải những ngày chạy giữa các cuộc họp.
Cuối ngày đỡ mệt hơn
Ai từng làm một ngày chuyển việc liên tục đều biết cảm giác này: tới chiều thấy kiệt sức mà không chỉ ra được mình đã làm được gì. Kết quả của Mark và cộng sự ở trên giải thích một phần — làm trong điều kiện bị ngắt quãng đi kèm căng thẳng và nỗ lực cao hơn. Thêm vào đó là cảm giác bỏ dở: nhiều việc mở ra mà không việc nào đóng lại, và những việc dở dang tiếp tục chiếm một phần đầu óc.
Ngược lại, một buổi làm tập trung thường kết thúc bằng một thứ xong hẳn. Cảm giác hoàn thành đó giúp bạn dừng làm việc dễ hơn vào buổi tối — bạn biết mình đã tiến lên. Tách được đầu óc khỏi công việc khi nghỉ là một yếu tố mà các nghiên cứu về phục hồi sau giờ làm của Sonnentag và cộng sự gắn với mức mệt mỏi thấp hơn ngày hôm sau.
Cần nói rõ: tập trung không làm bạn hết mệt. Một buổi suy nghĩ căng hai tiếng vẫn mệt, và đó là mệt thật. Khác biệt là loại mệt: mệt vì đã làm xong một việc khó thường hồi lại sau một giấc ngủ, còn mệt vì bị kéo tứ phía cả ngày hay để lại cảm giác bứt rứt.
Lợi ích cho người làm cùng bạn
Lợi ích của làm việc tập trung thường được kể như chuyện cá nhân, nhưng một phần lớn rơi vào người khác. Khi bạn giao một bảng số liệu ít lỗi, người dùng nó ở khâu sau không phải dừng lại kiểm tra, hỏi lại, chờ bạn sửa. Trong một nhóm, một lỗi ở khâu đầu thường tốn thời gian của nhiều người hơn là của người gây ra nó. Giảm lỗi ở chỗ mình là giảm việc phát sinh ở chỗ người khác.
Lợi ích thứ hai là sự dự đoán được. Người làm theo khối thời gian rõ ràng thường ước lượng ngày xong chính xác hơn, vì họ biết mỗi ngày thật sự có bao nhiêu giờ dành cho việc khó. Người làm xen kẽ cả ngày hay hứa ngày giao dựa trên tổng số giờ ngồi ở bàn, rồi trễ vì phần lớn số giờ đó bị cắt vụn. Với người quản lý, một nhân viên giao đúng hẹn có giá trị không kém một nhân viên làm nhanh.
Cũng phải nói mặt ngược lại để công bằng: khi bạn tắt kênh liên lạc hai tiếng, người cần bạn phải chờ. Nếu không báo trước, lợi ích cho bạn có thể trở thành phiền cho cả nhóm. Vì thế làm việc tập trung bền vững thường đi kèm một thoả thuận nhỏ — giờ nào bạn không trả lời, kênh nào để gọi khi gấp, và bạn sẽ trả lời mọi người lúc nào.
Những chỗ hay bị nói quá
“Tập trung làm năng suất tăng gấp năm lần.” Không có nghiên cứu đáng tin nào ủng hộ một hệ số chung như vậy. Mức lợi tuỳ vào loại việc và bạn đang bị ngắt nhiều đến đâu. Người vốn đã ít bị làm phiền sẽ thấy thay đổi nhỏ; người bị ngắt mỗi năm phút có thể thấy thay đổi lớn. Con số cụ thể nào cũng nên được xem là quảng cáo.
“Chỉ cần tập trung là làm được mọi việc.” Tập trung giúp bạn dùng hết khả năng đang có, không thêm khả năng bạn chưa có. Một người chưa học kế toán ngồi tập trung bốn tiếng vẫn không lập được báo cáo tài chính đúng.
“Càng tập trung lâu càng tốt.” Sự chú ý cao không duy trì được vô hạn. Những người luyện tập chuyên sâu nhất thường chỉ làm vài giờ cường độ cao mỗi ngày, chia thành nhiều khối có nghỉ. Kéo dài quá mức đó thường làm chất lượng đi xuống và lỗi tăng lên.
“Người tập trung giỏi sẽ thành công hơn.” Kết quả công việc còn phụ thuộc vào việc bạn chọn làm cái gì, quan hệ với người khác, hoàn cảnh và may rủi. Tập trung là một điều kiện tốt, không phải bảo đảm.
Tự đo lợi ích trong hai tuần
Thay vì tin hay không tin những con số trên mạng, bạn có thể đo trên chính công việc của mình. Cách làm đơn giản, chỉ cần một tờ giấy hoặc một bảng tính.
- Chọn một loại việc lặp lại đủ thường để so sánh: soạn hợp đồng, viết bài, xử lý một bộ số liệu, sửa lỗi phần mềm.
- Tuần thứ nhất: làm như bình thường. Mỗi lần làm loại việc đó, ghi thời gian bắt đầu và kết thúc, số lỗi phát hiện ra sau đó (do mình hoặc người khác), và mức mệt cuối ngày theo thang 1 đến 5.
- Tuần thứ hai: làm loại việc đó trong một khối cố định, tắt thông báo, điện thoại để xa, báo trước với đồng nghiệp. Ghi đúng những thông số như tuần đầu.
- Cuối tuần thứ hai, so sánh: thời gian trung bình cho một lần làm, số lỗi, mức mệt. Ghi thêm cảm nhận về chất lượng — bạn có hài lòng với sản phẩm hơn không.
- Giữ cái gì có lợi rõ, bỏ cái gì không thay đổi. Nếu không thấy khác biệt nào, có thể loại việc đó vốn không bị ngắt nhiều, hoặc nguyên nhân mất tập trung của bạn nằm ở chỗ khác.
Ví dụ giả định: một chuyên viên pháp chế ở Hà Nội đo trong tuần đầu mỗi bản soát hợp đồng mất trung bình 95 phút và có 3 chỗ bị sếp trả lại trong cả tuần; tuần thứ hai mỗi bản mất 70 phút và không bị trả lại chỗ nào, mức mệt cuối ngày từ 4 xuống 3. Hai tuần là quá ít để kết luận chắc chắn, nhưng đủ để biết có nên thử tiếp hay không.
Câu hỏi thường gặp
Làm việc tập trung có làm mình chậm trả lời người khác không?
Có, trong khoảng thời gian bạn đang làm khối tập trung. Vì vậy cần báo trước với đồng nghiệp, giữ một kênh khẩn cấp cho việc thật sự gấp và trả lời đều đặn ngay sau mỗi khối. Với đa số công việc văn phòng, chậm một tiếng không gây hại gì đáng kể.
Lợi ích của tập trung có giống nhau với mọi nghề không?
Không. Nghề có nhiều việc dài, nhiều bước, lỗi đắt — như lập trình, kế toán, pháp chế, thiết kế — được lợi nhiều nhất. Nghề mà bản chất là phản hồi nhanh, như trực tổng đài hay điều phối, cần kiểu chú ý khác: theo dõi nhiều luồng và chuyển nhanh, chứ không phải ngồi yên với một việc.
Mỗi ngày nên dành bao nhiêu thời gian làm việc tập trung?
Không có con số chung. Nhiều người thấy hai đến bốn giờ chú ý cao mỗi ngày là mức bền vững, chia thành vài khối. Phần còn lại dành cho việc nhẹ hơn, họp và trao đổi. Bắt đầu với một khối một tiếng mỗi ngày rồi điều chỉnh theo kết quả tự đo.
Tại sao làm tập trung xong vẫn thấy mệt?
Vì suy nghĩ cường độ cao là việc tốn sức thật. Khác biệt là mệt sau một khối tập trung thường đi kèm cảm giác đã làm xong và hồi lại sau khi nghỉ, ngủ. Nếu mệt kéo dài nhiều ngày không hồi dù đã ngủ đủ, nên xem lại khối lượng việc và cân nhắc đi khám.
Có cần làm tập trung ở mọi việc không?
Không cần và cũng không nên. Việc nhẹ, việc lặp lại, việc chờ phản hồi có thể làm xen kẽ mà không tốn bao nhiêu. Dành khối thời gian liền mạch cho những việc khó và nhiều bước, nơi lợi ích về lỗi và chất lượng là lớn nhất.