Làm việc ở quán cà phê có thể giúp nhiều người tập trung hơn ở nhà, nhưng không phải vì quán yên tĩnh hơn, mà vì ba lý do khác: bạn thoát khỏi những tín hiệu kéo đi ở nhà như giường, tivi, việc nhà; có người xung quanh tạo một áp lực xã hội nhẹ khiến ta ngồi ngay ngắn với việc; và tiếng ồn rì rầm vừa phải dễ chịu hơn sự im lặng tuyệt đối với một số người.
Ngược lại, quán cà phê kém cho những việc cần đọc kỹ, viết dài, họp trực tuyến hay xử lý thông tin nhạy cảm. Bài này phân tích từng lý do, những nghiên cứu hay được nhắc tới, và cách chọn việc nào đem ra quán, việc nào để ở nhà hay văn phòng. Chuyện chọn quán có ổ cắm, có mạng tốt là chủ đề khác; ở đây chỉ nói về sự chú ý.
Tiếng ồn vừa phải: nghiên cứu hay được dẫn và chỗ thường bị hiểu sai
Năm 2012, Ravi Mehta, Rui Zhu và Amar Cheema công bố trên tạp chí Journal of Consumer Research các thí nghiệm cho thấy tiếng ồn ở mức vừa phải, khoảng 70 decibel, tương đương tiếng rì rầm của một quán cà phê đông khách vừa, giúp người tham gia làm tốt hơn ở các bài tập tư duy sáng tạo so với mức ồn thấp khoảng 50 decibel hoặc cao khoảng 85 decibel. Giải thích được đưa ra là tiếng ồn vừa phải làm khó xử lý thông tin một chút, khiến người ta suy nghĩ trừu tượng, rộng hơn.
Nghiên cứu này thường bị dẫn như bằng chứng rằng quán cà phê giúp "tập trung" tốt hơn. Nhưng thứ được đo là sáng tạo, cụ thể là khả năng nghĩ ra liên tưởng xa, không phải khả năng tập trung vào một việc cần chính xác. Chính các tác giả mô tả cơ chế là xử lý thông tin bị khó hơn — điều có lợi cho nghĩ ý tưởng nhưng có thể bất lợi cho đọc kỹ, tính toán, rà soát.
Thêm vào đó, tiếng ồn trong thí nghiệm là âm thanh hỗn hợp được kiểm soát. Tiếng ồn thật ở quán có lời nói rõ chữ từ bàn bên, tiếng máy xay đột ngột, nhạc quán có lời. Những thứ đó gây nhiễu theo cách khác. Cách đọc hợp lý: quán cà phê có thể hợp cho giai đoạn nghĩ ý tưởng, phác thảo; với việc cần chính xác, lợi ích nếu có đến từ những yếu tố khác, không phải từ tiếng ồn.
Hai lý do khác khiến quán cà phê giúp vào việc
Thoát khỏi tín hiệu ở nhà. Ở nhà, giường gọi bạn nằm, tủ lạnh gọi bạn ăn vặt, đống quần áo gọi bạn gấp, tivi gọi bạn bật. Mỗi lời gọi là một lần phải từ chối. Ở quán, những lời gọi đó biến mất. Với người làm việc tại nhà lâu ngày, chính việc đổi bối cảnh này là lợi ích lớn nhất.
Có người xung quanh. Từ cuối thế kỷ 19, Norman Triplett đã ghi nhận người đạp xe đi nhanh hơn khi có người khác cùng đạp. Robert Zajonc năm 1965 tổng hợp lại thành giả thuyết thuận lợi xã hội: sự có mặt của người khác làm tăng mức hưng phấn, giúp làm tốt hơn những việc đã quen, nhưng có thể làm kém đi những việc mới và phức tạp.
Áp lực nhẹ của việc bị nhìn thấy. Ngồi lướt điện thoại hàng giờ ở quán, giữa những người đang làm việc, dễ gây cảm giác ngượng hơn ở nhà một mình. Áp lực nhẹ này giúp một số người ngồi ngay ngắn với máy tính lâu hơn.
Hệ quả thực tế. Theo giả thuyết của Zajonc, quán cà phê hợp nhất cho những việc bạn đã thành thạo nhưng ngại bắt đầu: trả lời thư, soạn nội dung quen thuộc, xử lý việc hành chính. Việc mới, khó, cần học thì có thể kém đi khi có nhiều người xung quanh.
Việc nào nên đem ra quán, việc nào không
Kết hợp ba yếu tố trên, có thể phân loại việc theo mức phù hợp với quán cà phê:
| Loại việc | Hợp với quán? | Vì sao |
|---|---|---|
| Nghĩ ý tưởng, phác thảo dàn ý | Hợp | Tiếng ồn vừa phải, đổi bối cảnh có thể giúp nghĩ rộng |
| Trả lời thư, việc hành chính đã quen | Hợp | Việc thành thạo, có người xung quanh giúp không trì hoãn |
| Đọc tài liệu nhẹ, xem lại bản nháp | Khá hợp | Không cần chú ý tối đa; tai nghe giúp nếu quán ồn |
| Viết dài, biên tập kỹ | Tuỳ quán và giờ | Lời nói từ bàn bên gây nhiễu; chọn giờ vắng, góc khuất |
| Phân tích số liệu phức tạp, lập trình khó | Thường kém | Cần giữ nhiều thông tin trong đầu, dễ bị tiếng ồn đột ngột phá |
| Họp trực tuyến, gọi điện công việc | Không hợp | Ồn cho cả bạn lẫn người khác; khó nghe, khó nói |
| Xử lý thông tin nhạy cảm, hợp đồng, dữ liệu khách hàng | Không hợp | Người khác có thể nhìn thấy màn hình, nghe thấy cuộc gọi |
Nhiều người làm việc tự do dùng quán như một phần trong lịch tuần: một hai buổi sáng ở quán cho việc giao tiếp, lên ý tưởng, các buổi còn lại ở nhà hoặc không gian yên tĩnh cho việc cần đầu óc nhất.
Ngồi quán sao cho tập trung được
Nếu đã quyết định làm việc ở quán, vài lựa chọn nhỏ quyết định phần lớn chất lượng buổi làm việc:
- Chọn giờ vắng: sáng sớm ngày thường hoặc đầu giờ chiều thường ít khách, ít tiếng nói hơn giờ trưa và tối.
- Chọn góc: xa quầy pha chế, xa cửa ra vào, quay mặt vào tường hoặc ra khoảng không yên tĩnh thay vì ra lối đi.
- Mang theo tai nghe: chống ồn chủ động giảm tiếng máy và tiếng ù; thêm âm thanh nền đều nếu bàn bên nói chuyện rõ.
- Mang theo đúng việc: chọn trước một hai việc hợp với quán theo bảng trên, đừng mang cả danh sách.
- Đặt giới hạn thời gian: một khối hai ba giờ, rồi về. Ngồi cả ngày thường làm chất lượng giảm dần và chi tiêu đồ uống tăng dần.
- Không dùng mạng công cộng cho việc nhạy cảm: dùng điểm phát từ điện thoại hoặc chỉ làm việc không cần đăng nhập hệ thống quan trọng.
- Chuẩn bị trước khi đi: tải sẵn tài liệu cần dùng để không phụ thuộc vào mạng quán.
Một thói quen nhỏ đáng giữ: trước khi gọi đồ, viết ra một câu về việc bạn sẽ làm xong trước khi rời quán. Câu đó giúp buổi ngồi quán có điểm kết thúc rõ, thay vì kéo dài theo cảm hứng đến khi pin máy cạn.
Lấy lợi ích của quán mà không cần ra quán
Nếu phần lớn lợi ích của quán đến từ việc có người xung quanh cũng đang làm việc, có thể tái tạo điều đó theo cách khác. Trong cộng đồng người làm việc tự do và người có khó khăn về chú ý, có một cách làm được gọi không chính thức là làm việc cùng người khác: hai người hẹn nhau một khung giờ, mỗi người làm việc riêng của mình, chỉ cần biết người kia cũng đang làm. Có thể ngồi cùng bàn ở nhà một người bạn, ở thư viện, hoặc qua cuộc gọi video tắt tiếng.
Cách này chưa được nghiên cứu nhiều một cách bài bản, nên lợi ích chủ yếu dựa trên kinh nghiệm người dùng và trên lý thuyết thuận lợi xã hội đã nói ở trên. Nhưng nó dễ thử và gần như không có rủi ro. Một buổi làm việc cùng thường có cấu trúc: đầu buổi mỗi người nói một câu mình định làm gì, làm trong một hai giờ, cuối buổi nói ngắn đã làm được gì. Lời cam kết nói ra với người khác, dù chỉ một câu, giúp nhiều người giữ mình với việc tốt hơn.
Với gia đình, một khung giờ cả nhà cùng làm việc riêng của mình ở bàn ăn, người làm việc, người học bài, người đọc sách, cũng tạo ra hiệu ứng tương tự mà không tốn chi phí đi lại. Thứ cần là sự đồng thuận và một vài quy ước: không trò chuyện, không tivi, điện thoại để im.
Khi quán cà phê trở thành cách né việc
Có những người thấy mình làm việc ở quán hiệu quả hơn hẳn, và điều đó có thật với họ. Nhưng cũng có lúc việc đi ra quán là một kiểu trì hoãn khéo léo: chọn quán, đi đường, gọi đồ, tìm chỗ, cắm sạc, kết nối mạng, ngắm người qua lại, mất cả tiếng trước khi bắt đầu dòng đầu tiên. Cảm giác "đang chuẩn bị làm việc" dễ bị nhầm với làm việc.
Một phép thử đơn giản: ghi lại trong hai tuần, mỗi lần đi quán bạn làm được gì trong ba giờ, và mỗi buổi ở nhà làm được gì trong ba giờ. Đừng dựa vào cảm giác; nhìn vào kết quả cụ thể như số trang viết, số việc xong. Có người phát hiện quán thực sự giúp, có người phát hiện mình làm được nhiều hơn ở nhà nhưng thấy dễ chịu hơn ở quán. Cả hai đều là thông tin hữu ích.
Nếu lý do chính khiến bạn ra quán là ở nhà quá nhiều thứ kéo đi, đôi khi giải pháp lâu dài là sửa môi trường ở nhà: tạo một góc chỉ để làm việc, cất điện thoại, thoả thuận giờ yên tĩnh với người nhà. Quán cà phê vẫn có chỗ của nó, nhưng như một lựa chọn chủ động, không phải lối thoát duy nhất.
Hai tuần thử: quán, nhà và một nơi thứ ba
Để biết quán cà phê thật sự giúp hay chỉ dễ chịu, thử có hệ thống thay vì theo cảm hứng:
- Chọn hai loại việc: một việc cần chính xác (viết, phân tích) và một việc quen tay (trả lời thư, việc hành chính).
- Trong hai tuần, xoay vòng ba nơi: ở nhà, quán quen vào giờ vắng, và một nơi thứ ba như thư viện hay không gian làm việc chung.
- Mỗi buổi ghi: nơi làm, giờ, loại việc, khối lượng làm được, số lần bị kéo đi, thời gian từ lúc đến nơi đến lúc bắt đầu thật sự.
- Đừng quên tính cả thời gian đi lại và chuẩn bị vào tổng thời gian của buổi.
- Cuối hai tuần, so theo từng loại việc. Thường kết quả không phải "nơi nào tốt nhất" mà "nơi nào hợp với việc nào".
Ví dụ giả định: một người viết nội dung tự do phát hiện mình viết bài dài ở thư viện nhanh nhất, trả lời khách hàng ở quán là trôi chảy nhất, và ở nhà chỉ hợp cho việc chỉnh sửa nhẹ buổi tối. Từ đó lịch tuần được sắp lại theo đúng ba nơi đó.
Câu hỏi thường gặp
Thư viện có tốt hơn quán cà phê để làm việc tập trung không?
Với việc cần đọc kỹ, viết dài, thư viện thường tốt hơn vì yên tĩnh và quy ước không nói chuyện. Quán cà phê hợp hơn cho việc nhẹ, nghĩ ý tưởng, hoặc với người thấy sự im lặng tuyệt đối khó chịu. Nhiều người kết hợp cả hai theo loại việc.
Không gian làm việc chung có khác gì quán cà phê?
Không gian làm việc chung được thiết kế cho làm việc: bàn ghế, ổ cắm, mạng ổn định, thường có phòng họp nhỏ và khu yên tĩnh. Người xung quanh cũng đang làm việc, tạo hiệu ứng có người làm cùng rõ hơn. Ngược lại, chi phí và quy định sử dụng khác với quán.
Nghe tiếng quán cà phê thu sẵn ở nhà có tác dụng như ra quán không?
Có thể tái tạo được phần âm thanh nền, và một số người thấy dễ vào việc hơn. Nhưng hai lợi ích khác của quán là thoát khỏi tín hiệu ở nhà và có người xung quanh thì âm thanh thu sẵn không thay được. Thử xem với bạn yếu tố nào quan trọng hơn.
Làm việc ở quán có ảnh hưởng gì đến bảo mật?
Có. Người ngồi sau có thể nhìn thấy màn hình, mạng công cộng có rủi ro nếu không được bảo vệ, và cuộc gọi có thể bị nghe. Với tài liệu nhạy cảm, nên làm ở nơi riêng tư, dùng kết nối an toàn và tránh để máy không có người trông.
Ngồi quán lâu mà chỉ gọi một ly có ổn không?
Đây là chuyện phép lịch sự và quy định của từng quán hơn là chuyện tập trung. Nhiều quán vui lòng cho khách ngồi làm việc, một số quán giới hạn giờ vào lúc đông. Gọi thêm đồ nếu ngồi lâu và nhường bàn vào giờ cao điểm là cách cư xử được đánh giá cao.
Có nên đổi quán thường xuyên cho mới mẻ?
Một quán quen có lợi: bạn biết chỗ ngồi tốt, giờ vắng, mạng ổn định, nên không mất thời gian làm quen mỗi lần. Đổi quán thỉnh thoảng có thể đem lại hứng thú, nhưng đổi liên tục khiến không quán nào trở thành tín hiệu làm việc quen thuộc.