Thói quen giúp tập trung tốt hơn thường là những việc rất nhỏ lặp lại mỗi ngày: chọn trước việc quan trọng nhất từ tối hôm trước, cất điện thoại khỏi tầm mắt khi làm, làm một việc tại một thời điểm, nghỉ ngắn đúng lúc và đóng ngày làm việc có chủ đích. Bài này gom mười lăm thói quen như vậy, chia theo bốn thời điểm trong ngày.
Bạn không cần làm đủ mười lăm. Làm cùng lúc quá nhiều thay đổi là cách nhanh nhất để bỏ hết sau một tuần. Cách bền hơn: xác định vấn đề chính của mình (bị ngắt quãng, khó bắt đầu, xuống sức buổi chiều, đầu óc rối), chọn ba thói quen nhắm đúng vấn đề đó, gắn từng thói quen vào một việc bạn vốn đã làm hằng ngày, và theo dõi trong hai tuần trước khi thêm cái mới.
Buổi sáng và trước khi vào việc: bốn thói quen
Ba mươi phút đầu ngày thường quyết định bạn bắt đầu bằng việc mình chọn hay bằng việc người khác gửi tới. Bốn thói quen sau nhắm vào khoảnh khắc đó.
- 1. Chọn việc quan trọng nhất từ tối hôm trước. Viết đúng một việc lên giấy để sẵn trên bàn. Sáng ra không phải quyết định, chỉ việc bắt đầu.
- 2. Không mở thư và tin nhắn trong mười lăm phút đầu. Mở hộp thư trước là để danh sách việc của người khác chiếm giờ tỉnh táo nhất của bạn. Mười lăm phút đầu dành cho việc đã chọn.
- 3. Dọn mặt bàn trong một phút. Chỉ để lại thứ cần cho việc đầu tiên. Đồ vật trong tầm mắt là lời mời liên tục.
- 4. Một nghi thức bắt đầu ngắn. Rót cốc nước, mở đúng tệp cần làm, đặt đồng hồ. Lặp lại cùng trình tự mỗi ngày để nó thành tín hiệu “giờ làm việc”.
Bốn thói quen này rẻ, mỗi cái dưới hai phút. Điều làm chúng có tác dụng không phải từng động tác mà là việc lặp lại đủ lâu để không cần nghĩ. Nhiều người chỉ giữ thói quen số 1 trong một tháng đã thấy buổi sáng khác hẳn.
Nếu công việc của bạn buộc phải xem tin nhắn ngay đầu ca, như trực khách hàng hay điều phối, đổi thói quen số 2 thành “xem lướt để biết có gì gấp, không trả lời việc không gấp trong mười lăm phút”.
Trong lúc làm việc: bốn thói quen
Phần này nhắm vào những lúc sự chú ý dễ bị kéo đi nhất: khi gặp chỗ khó, khi có thông báo, khi chợt nhớ một việc khác.
- 5. Điện thoại ra khỏi tầm mắt. Úp xuống là bước đầu, để vào ngăn kéo hoặc túi xách tốt hơn. Nghiên cứu về việc riêng sự hiện diện của điện thoại có làm giảm năng lực nhận thức hay không còn tranh cãi, nhưng việc nó không trong tầm tay rõ ràng làm giảm số lần bạn cầm lên.
- 6. Một tờ giấy “để sau”. Chợt nhớ phải gọi ai, phải mua gì, ghi một dòng rồi quay lại việc. Không xử lý ngay.
- 7. Một cửa sổ, một việc. Đóng thẻ trình duyệt không liên quan. Mỗi thẻ mở là một việc dở dang đang chờ được nhìn tới.
- 8. Gặp chỗ khó thì ở lại thêm hai phút. Khoảnh khắc với lấy điện thoại thường trùng với lúc gặp đoạn khó. Tập thói quen ngồi lại thêm hai phút, viết ra mình đang kẹt ở đâu, trước khi cho phép mình rời đi.
Thói quen số 8 ít được nhắc nhưng có lẽ quan trọng nhất trong nhóm. Phần lớn lần xao nhãng không đến từ bên ngoài mà từ bên trong: đầu óc muốn thoát khỏi cảm giác khó chịu khi chưa biết làm. Hai phút ở lại thường đủ để chỗ kẹt rõ ra một chút, và khi đã rõ thì không cần trốn nữa.
Giữa giờ và cuối ngày: bảy thói quen
Sự tập trung là thứ hao dần trong ngày và cần được hồi lại. Các thói quen sau giúp bạn nghỉ cho đúng và kết thúc ngày làm việc gọn gàng.
- 9. Nghỉ ngắn sau mỗi khối làm việc. Năm phút sau khoảng hai mươi lăm đến năm mươi phút, tuỳ việc. Kỹ thuật Pomodoro của Francesco Cirillo là một khung quen thuộc; độ dài khối nên điều chỉnh theo việc của bạn.
- 10. Nghỉ bằng cách rời màn hình. Đứng dậy, đi lấy nước, nhìn ra xa. Nghỉ bằng cách lướt mạng khiến lúc quay lại thường khó vào việc hơn.
- 11. Đi bộ ngắn ngoài trời một lần trong ngày. Mười lăm phút đi dạo, nếu có cây xanh càng tốt. Lý thuyết phục hồi chú ý của Rachel và Stephen Kaplan cho rằng môi trường tự nhiên giúp sự chú ý có chủ đích được nghỉ ngơi.
- 12. Gom việc nhỏ vào một khối. Trả lời thư, gọi điện, việc hành chính dồn vào một hai khung cố định thay vì rải cả ngày.
- 13. Đóng ngày bằng ba dòng. Đã làm được gì, việc nào dở dang và bước tiếp theo, việc quan trọng nhất ngày mai. Ghi bước tiếp theo giúp đầu óc buông việc khi về nhà.
- 14. Giờ cố định tắt màn hình buổi tối. Ngủ là nền của sự tập trung hôm sau. Một giờ cố định cất thiết bị trước khi ngủ, dù chỉ ba mươi phút, giúp giữ giấc ngủ đều.
- 15. Một hoạt động đòi chú ý liền mạch mỗi ngày. Đọc sách giấy, chơi nhạc cụ, nấu một món mới, chơi cờ với người thật. Mười lăm đến ba mươi phút mỗi ngày ở lại với một việc duy nhất ngoài công việc.
Thói quen số 15 có lẽ là thói quen “rèn luyện” đúng nghĩa nhất trong danh sách: nó cho bạn một chỗ để tập ở lại với một việc khi không có áp lực công việc. Các bài khác trong chuyên mục này đi sâu vào đọc sách giấy và các hoạt động như nhạc cụ, cờ, thủ công.
Chọn ba thói quen theo vấn đề chính của bạn
Đừng chọn theo thói quen nào nghe hay. Chọn theo vấn đề bạn gặp nhiều nhất trong tuần qua. Nếu không chắc, ghi lại ba ngày xem mình mất tập trung lúc nào, vì sao.
| Vấn đề chính | Dấu hiệu | Ba thói quen nên thử trước |
|---|---|---|
| Bị ngắt quãng liên tục | Mỗi khi vào việc lại có thông báo, tin nhắn, người hỏi | 5, 7, 12 |
| Khó bắt đầu | Ngồi vào bàn rồi loanh quanh nửa tiếng mới làm | 1, 4, 8 |
| Xuống sức buổi chiều | Sáng ổn, sau trưa lờ đờ, đọc không vào | 9, 10, 11 |
| Đầu óc rối, nhiều việc dở | Cứ chợt nhớ việc này việc kia | 6, 12, 13 |
| Sáng nào cũng bị hộp thư cuốn đi | Mở máy là trả lời tin tới trưa | 1, 2, 3 |
| Ngủ kém, sáng mệt | Thức khuya với điện thoại, dậy không tỉnh | 13, 14, 11 |
| Thấy mình “không ngồi yên được” nói chung | Kể cả lúc rảnh cũng không đọc nổi mười phút | 5, 8, 15 |
Mỗi dòng chỉ là gợi ý xuất phát. Sau hai tuần, giữ thói quen nào thấy rõ tác dụng, bỏ cái không hợp, rồi thêm một cái mới. Một thói quen giữ được sáu tháng có giá trị hơn mười thói quen giữ một tuần.
Gắn thói quen vào nếp sẵn có: công thức “khi… thì…”
Nhà tâm lý học Peter Gollwitzer nghiên cứu từ thập niên 1990 về ý định thực hiện (implementation intentions): thay vì đặt mục tiêu chung “mình sẽ tập trung hơn”, người ta xác định trước tình huống cụ thể và hành động cụ thể theo dạng “khi gặp tình huống X, mình sẽ làm Y”. Các tổng hợp nghiên cứu sau đó cho thấy cách đặt kế hoạch này giúp tăng khả năng làm được điều mình định so với chỉ có ý định chung.
Áp vào thói quen tập trung, mỗi thói quen nên được viết thành một câu gắn với một việc bạn vốn đã làm: “Khi pha xong ly cà phê đầu tiên ở văn phòng, mình đặt điện thoại vào ngăn kéo.” “Khi tắt máy cuối ngày, mình viết ba dòng đóng ngày.” “Khi đánh răng buổi tối xong, mình đọc sách giấy mười lăm phút.” Việc có sẵn đóng vai trò tín hiệu, thói quen mới bám vào đó.
Về thời gian để một thói quen thành tự động, nghiên cứu của Phillippa Lally và cộng sự công bố năm 2010 theo dõi người tham gia tập một thói quen mới mỗi ngày; thời gian để đạt mức tự động dao động rất rộng, từ vài tuần tới hơn tám tháng, trung vị khoảng hai tháng. Con số “21 ngày” lan truyền rộng không có cơ sở vững. Kỳ vọng thực tế là vài tháng, và bỏ lỡ một hai ngày không làm hỏng cả quá trình.
Theo dõi hai tuần đầu: đơn giản đủ để không bỏ
Theo dõi giúp bạn biết thói quen có thật sự được làm không và có tác dụng không. Nhưng một hệ thống theo dõi phức tạp lại thành thêm một việc phải nhớ.
- Kẻ một bảng nhỏ trên giấy: ba hàng cho ba thói quen, mười bốn cột cho mười bốn ngày.
- Mỗi tối đánh dấu thói quen nào đã làm. Không ghi lý do, không chấm điểm.
- Thêm một ô ghi cảm nhận cuối ngày, một chữ: “trơn”, “được”, “rối”. Đây là cách đơn giản để thấy ngày nào tập trung tốt.
- Ngày thứ bảy đọc lại: thói quen nào gần như không làm được? Thường là vì tín hiệu chưa rõ; viết lại câu “khi… thì…” với tín hiệu khác.
- Ngày thứ mười bốn quyết định: giữ, chỉnh hay bỏ từng thói quen; nếu đã giữ được cả ba, chọn thêm một.
Đừng biến bảng theo dõi thành bảng thành tích. Mục đích là học xem điều gì hợp với mình. Một thói quen không giữ được cũng là thông tin có ích: có thể nó không hợp nhịp làm việc của bạn, hoặc vấn đề chính của bạn nằm ở chỗ khác.
Khi thói quen tốt mà vẫn không tập trung được
Thói quen giải quyết được phần lớn những khó khăn hằng ngày, nhưng không phải tất cả. Nếu bạn đã giữ được các thói quen nền như ngủ đủ, cất điện thoại, chia khối làm việc trong nhiều tuần mà vẫn khó tập trung ở hầu hết mọi việc, đặc biệt nếu khó khăn này có từ lâu, xuất hiện ở nhiều nơi, hoặc đi kèm thay đổi tâm trạng, giấc ngủ, sức khoẻ, hãy cân nhắc gặp bác sĩ hoặc chuyên gia tâm lý để được đánh giá.
Ngoài ra, nếu khối lượng việc vượt quá sức một người, không thói quen nào bù được. Lúc đó việc cần làm là nói chuyện với quản lý về ưu tiên và phân công, không phải tìm thêm mẹo tập trung.
Cũng đừng biến các thói quen thành một danh sách luật lệ để tự chấm mình mỗi tối. Thói quen là công cụ phục vụ công việc và cuộc sống, không phải mục tiêu. Có những ngày con ốm, nhà có khách, công ty có sự cố, và việc bỏ qua hết các thói quen trong ngày đó là hợp lý. Điều đáng giữ là nếp chung qua nhiều tuần, không phải sự hoàn hảo của từng ngày.
Câu hỏi thường gặp
Có nên làm cả mười lăm thói quen cùng lúc không?
Không nên. Thay đổi nhiều thứ cùng lúc dễ khiến bạn bỏ hết khi gặp một tuần bận. Bắt đầu với ba thói quen nhắm đúng vấn đề chính, giữ được hai tuần rồi mới thêm. Sau vài tháng, bạn có thể đã có bảy tám thói quen mà không thấy nặng.
Thói quen nào quan trọng nhất nếu chỉ chọn một?
Với nhiều người là chọn trước việc quan trọng nhất từ tối hôm trước, vì nó quyết định bạn dùng giờ tỉnh táo nhất vào đâu. Nếu vấn đề chính của bạn là bị ngắt quãng, thì cất điện thoại khỏi tầm mắt có thể quan trọng hơn. Không có câu trả lời chung cho mọi người.
Bỏ lỡ vài ngày có phải bắt đầu lại từ đầu không?
Không. Nghiên cứu về hình thành thói quen cho thấy bỏ lỡ một lần không làm hỏng đáng kể quá trình. Điều quan trọng là quay lại ngay hôm sau, không để một ngày bỏ lỡ thành một tuần.
Làm việc theo ca, giờ giấc thay đổi thì áp dụng thế nào?
Gắn thói quen vào sự kiện thay vì giờ đồng hồ: “khi bắt đầu ca”, “sau bữa ăn giữa ca”, “khi bàn giao ca”. Như vậy thói quen đi theo ca làm việc của bạn chứ không bị lệch khi lịch thay đổi.
Thói quen tập trung có giúp trẻ em không?
Nhiều nguyên tắc tương tự áp dụng được, nhưng cách làm với trẻ khác người lớn: khối học ngắn hơn, người lớn cùng làm, góc học gọn. Chuyên mục giúp trẻ tập trung trên trang có các bài riêng dành cho phụ huynh.
Có cần ứng dụng theo dõi thói quen không?
Không bắt buộc. Một bảng giấy nhỏ là đủ và tránh được việc mở điện thoại ra lại bị kéo đi. Nếu bạn quen dùng ứng dụng và nó không làm bạn xao nhãng, dùng cũng được; điều quan trọng là theo dõi đơn giản và đều.