Cách vào được việc khó nhanh nhất là làm cho mười phút đầu không còn khó: chọn trước một nước đi nhỏ đến mức gần như không thể từ chối, làm nó ngay khi ngồi xuống, và để đà của nó kéo bạn sang bước tiếp theo. Bắt đầu là phần nặng nhất của việc khó, vì lúc đó đầu óc chưa nạp đủ ngữ cảnh, việc trông mơ hồ, và mọi thứ dễ hơn đều đang mời gọi.
Bài này không bàn chuyện trì hoãn nói chung mà chỉ tập trung vào một khoảnh khắc: mười phút từ lúc bạn ngồi xuống với một việc khó tới lúc bạn thật sự đang làm nó. Kèm theo là bảng nước đi đầu tiên cho năm loại việc phải nghĩ — viết, lập trình, phân tích số liệu, soạn bài giảng, thiết kế — và cách chẩn đoán khi mười phút trôi qua mà vẫn chưa vào.
Vì sao bắt đầu nặng hơn làm tiếp
Khi đã làm được hai mươi phút, việc khó thường trôi hơn hẳn. Bạn nhớ mình đang ở đâu, các mảnh thông tin đã nằm sẵn trong đầu, và mỗi bước làm xong gợi ra bước sau. Lúc mới ngồi xuống thì không có những thứ đó. Bạn phải tự nạp lại toàn bộ ngữ cảnh — mục tiêu là gì, đã làm tới đâu, còn vướng gì — trước khi tạo ra được bất cứ thứ gì. Phần nạp lại này tốn sức nhưng không cho cảm giác tiến bộ, nên rất dễ bỏ.
Thêm vào đó, việc khó lúc chưa bắt đầu thường được hình dung ở dạng trọn vẹn và mơ hồ: “viết báo cáo”, “sửa lỗi hệ thống”. Ở dạng đó, nó vừa lớn vừa không có chỗ bám. Đầu óc phản ứng với sự mơ hồ bằng cảm giác khó chịu, và cách nhanh nhất để hết khó chịu là làm một việc khác rõ ràng hơn — trả lời một tin nhắn, dọn bàn. Bạn không lười; bạn đang né một cảm giác.
Hiểu cơ chế này giúp thấy cách sửa: không cần thêm động lực hay ý chí, mà cần làm mười phút đầu bớt mơ hồ và bớt tốn sức nạp lại. Mọi kỹ thuật dưới đây đều nhắm vào hai điểm đó.
Cũng nên biết rằng cảm giác ngại không tỉ lệ với độ khó thật của việc. Nhiều người kể lại rằng việc họ né cả tuần cuối cùng chỉ mất một buổi chiều. Sự ngại được đo trước khi bắt đầu, khi việc còn ở dạng mơ hồ nhất; độ khó thật chỉ lộ ra khi đã làm. Biết điều đó không làm cảm giác biến mất, nhưng giúp bạn không coi nó là bằng chứng rằng việc vượt quá sức mình.
Kịch bản mười phút
Áp dụng khi ngồi xuống với một việc khó, sau khi đã tắt thông báo và để điện thoại xa. Mỗi bước chỉ mất một hai phút.
- Phút 0–1: đọc lại câu hỏi đang mở. Không đọc lại toàn bộ tài liệu, chỉ đọc ghi chú chỗ dừng lần trước hoặc mục tiêu của buổi này. Nếu chưa có, viết một câu: “Buổi này mình cần ra được cái gì?”
- Phút 1–3: làm nước đi nhỏ nhất. Một việc hai phút có kết quả nhìn thấy được: sửa một câu, chạy lại một đoạn mã, kiểm một ô số liệu. Không cần nó quan trọng, chỉ cần nó thuộc đúng việc này.
- Phút 3–6: viết ra bước tiếp theo và làm luôn. Sau nước đi đầu, ghi bước kế bằng một câu có động từ rồi làm ngay. Nếu bước đó còn lớn, chia đôi nó.
- Phút 6–9: cho phép làm dở. Viết đoạn nháp xấu, phác sơ đồ nguệch ngoạc, đặt tên biến tạm. Mục tiêu là có thứ gì đó trên trang để sửa, không phải làm đúng ngay.
- Phút 9–10: kiểm tra. Bạn có đang làm việc chính không? Nếu có, bỏ đồng hồ, làm tiếp. Nếu không, chuyển sang phần chẩn đoán cuối bài.
Kịch bản này thành công không phải vì mười phút có gì đặc biệt, mà vì nó thay câu hỏi “mình có muốn làm việc khó này không” — câu mà câu trả lời thường là không — bằng câu hỏi “mình có làm được việc hai phút này không”, câu mà câu trả lời gần như luôn là có.
Kế hoạch “nếu – thì” cho khoảnh khắc ngồi xuống
Peter Gollwitzer và các cộng sự đã nghiên cứu suốt nhiều năm một kỹ thuật gọi là ý định thực hiện, thường được viết dưới dạng “nếu tình huống X xảy ra, thì mình làm Y”. Tổng hợp các nghiên cứu của Gollwitzer và Sheeran năm 2006 cho thấy kỹ thuật này giúp tăng khả năng người ta thực sự làm điều mình định, với mức hiệu quả từ vừa tới khá trong nhiều lĩnh vực. Lý do được cho là: hành động đã gắn sẵn với một tín hiệu cụ thể, nên khi tín hiệu xuất hiện, bạn không phải quyết định lại.
Áp vào việc khó, thay vì “sáng mai mình sẽ viết báo cáo”, hãy viết: “Nếu mình ngồi xuống bàn lúc tám giờ, thì việc đầu tiên mình làm là mở tệp báo cáo ở mục 3 và viết câu đầu tiên của đoạn phân tích rủi ro.” Câu dài và hơi buồn cười, nhưng nó loại bỏ khoảnh khắc lưỡng lự — đúng chỗ mà điện thoại hay chen vào.
Bạn cũng có thể viết kế hoạch cho những tình huống hay làm bạn rời việc: “Nếu mình muốn mở điện thoại, thì mình ghi điều muốn xem vào tờ để sau.” “Nếu mình bí quá năm phút, thì mình viết câu hỏi đang vướng ra giấy.” Ba bốn câu như vậy, viết một lần, dùng được nhiều tuần.
Nước đi đầu tiên cho từng loại việc
Mỗi loại việc phải nghĩ có những nước đi khởi động riêng. Bảng dưới gợi ý những nước nhỏ, cụ thể, có kết quả nhìn thấy được.
| Loại việc | Nước đi đầu tiên | Tránh bắt đầu bằng |
|---|---|---|
| Viết báo cáo, bài, đề xuất | Viết lại câu cuối của lần trước; hoặc viết dàn ý ba dòng cho đoạn sắp viết | Đọc lại từ đầu và sửa câu chữ phần đã viết |
| Lập trình, sửa lỗi | Chạy lại đoạn kiểm thử đang hỏng, đọc thông báo lỗi | Đọc tài liệu rộng hoặc dọn mã chỗ khác |
| Phân tích số liệu | Mở bảng, lọc ra đúng phần dữ liệu cần cho câu hỏi hôm nay | Làm đẹp biểu đồ, định dạng bảng |
| Soạn bài giảng | Viết ba câu hỏi người học sẽ trả lời được sau buổi học | Tìm hình ảnh, làm trang bìa |
| Thiết kế | Phác tay ba phương án thô trong năm phút | Chỉnh màu, phông chữ cho một phương án |
Cột cuối quan trọng không kém: đó là những việc có cảm giác đang làm nhưng thật ra là né phần khó. Chúng không sai, nhưng nên để sau khi đã có đà, không phải để mở đầu.
Một nghi thức ngắn trước khi vào việc
Nhiều người làm việc khó đều đặn có một chuỗi động tác nhỏ trước khi bắt đầu: pha cùng một loại nước, ngồi cùng một chỗ, dọn bàn chỉ còn những thứ cần dùng, đeo tai nghe, mở đúng tệp. Bản thân những động tác này không có phép màu gì. Tác dụng của chúng đến từ việc lặp lại: sau nhiều lần, chuỗi động tác trở thành tín hiệu báo cho đầu óc rằng sắp vào việc, giống như mặc đồng phục báo hiệu bắt đầu ca làm.
Một nghi thức tốt có ba đặc điểm. Nó ngắn, dưới năm phút, để không trở thành một cách trì hoãn mới. Nó cố định, cùng các bước theo cùng thứ tự. Và nó kết thúc bằng việc chạm vào chính việc khó — mở tệp, đọc dòng ghi chỗ dừng — chứ không kết thúc bằng một việc khác.
Cần cẩn thận để nghi thức không phình ra. Nếu nó bắt đầu gồm “xem nhanh thư cho yên tâm” hay “dọn lại cả ổ đĩa”, nó đã thành một cách né. Khi đó, cắt bớt về vài động tác chỉ liên quan tới chỗ ngồi và việc đang làm. Với người làm việc ở nhiều nơi khác nhau, nghi thức càng hữu ích vì nó mang theo được: một cốc nước, một cuốn sổ, một bản nhạc không lời — dù ngồi ở đâu, chuỗi đó vẫn báo được tín hiệu.
Chuẩn bị từ lần dừng trước
Mười phút đầu hôm nay phụ thuộc rất nhiều vào năm phút cuối hôm qua. Một thói quen đơn giản: khi kết thúc một buổi làm việc khó, đừng dừng ở chỗ vừa xong trọn một phần. Dừng ở chỗ bạn biết rõ việc tiếp theo, thậm chí đã bắt đầu nó — viết dở một câu, để sẵn một hàm chưa xong. Ghi thêm một dòng: “Tiếp theo: …”.
Lần sau ngồi xuống, bạn có ngay một việc rõ ràng và dễ, và hoàn thành nó cho bạn đà để bước vào phần khó hơn. Ngược lại, dừng ở cuối một phần nghĩa là lần sau bạn lại đối mặt với trang trắng và câu hỏi “giờ làm gì”.
Ghi chú chỗ dừng cũng làm giảm phần dư chú ý: khi đã viết ra bước tiếp theo, đầu óc ít bận tâm tới việc đó trong thời gian bạn làm việc khác hoặc nghỉ ngơi. Hiệu ứng này đã được ghi nhận với những việc bị ngắt giữa chừng, và nó áp dụng tự nhiên cho cả những lần dừng có chủ ý cuối buổi.
Mười phút qua mà vẫn chưa vào: chẩn đoán
Không biết bước tiếp theo là gì. Việc chưa được chia đủ nhỏ, hoặc chưa rõ mục tiêu. Dừng làm, dành năm phút viết ra các bước của việc dưới dạng danh sách. Đôi khi bạn sẽ phát hiện cần hỏi ai đó trước khi đi tiếp — đó là thông tin quý, không phải thất bại.
Thiếu một mảnh thông tin hoặc kỹ năng. Nếu cứ bí ở cùng một chỗ, có thể bạn thiếu dữ liệu, thiếu một quyết định từ người khác, hoặc chưa biết cách làm một phần. Ghi rõ thứ còn thiếu và đi tìm nó; ngồi gồng không tạo ra thứ không có.
Cơ thể không đủ sức. Ngủ thiếu, đói, vừa ăn quá no, hoặc đang ở giờ trũng trong ngày. Chuyển sang việc nhẹ hơn và hẹn việc khó vào khung tỉnh táo kế tiếp.
Có một mối lo đang chiếm chỗ. Nếu đầu cứ quay về một chuyện khác, ghi nó ra giấy kèm thời điểm sẽ xử lý, rồi thử lại kịch bản mười phút một lần nữa. Nếu vẫn không được, xử lý chuyện kia trước có khi lại là cách nhanh nhất.
Việc thật sự không quan trọng. Đôi khi sự ngại là tín hiệu đúng: việc này không cần làm, hoặc không cần làm bây giờ. Tự hỏi thẳng, và nếu câu trả lời là vậy, gạch nó đi một cách có chủ ý.
Câu hỏi thường gặp
Mười phút có phải con số cố định không?
Không. Mười phút là khoảng đủ để vượt qua phần nạp lại ngữ cảnh với đa số việc, nhưng có việc cần ít hơn, có việc cần nhiều hơn. Điều quan trọng là có một mốc để tự kiểm tra, thay vì ngồi lưỡng lự cả giờ mà không nhận ra.
Kỹ thuật này có giống kỹ thuật làm 25 phút nghỉ 5 phút không?
Không giống. Kỹ thuật chia khối 25 phút là cách tổ chức cả buổi làm việc. Kịch bản mười phút chỉ nhắm vào khoảnh khắc bắt đầu, và có thể dùng cùng với bất kỳ cách chia khối nào bạn đang dùng.
Làm thế nào nếu việc khó là việc mình rất sợ làm sai?
Cho phép bản đầu tiên là bản nháp. Nói rõ với mình rằng mười phút đầu chỉ để tạo ra thứ để sửa, không phải để đúng. Nếu nỗi sợ quá lớn, chia việc thành phần nhỏ hơn nữa và nhờ người tin cậy xem sớm một phần.
Có nên làm việc dễ trước để lấy đà không?
Làm một việc dễ thuộc chính việc khó thì có, vì nó nạp ngữ cảnh. Làm một việc dễ khác hẳn, như trả lời thư, thì thường không, vì nó kéo bạn sang một luồng khác và để lại phần dư chú ý. Đà chỉ chuyển được khi cùng một việc.
Mỗi lần bắt đầu đều phải đọc lại toàn bộ tài liệu thì làm sao?
Đó là dấu hiệu thiếu ghi chú chỗ dừng. Cuối mỗi buổi, viết ba dòng: đang ở đâu, đã quyết định gì, bước tiếp theo là gì. Lần sau bạn chỉ cần đọc ba dòng đó thay vì cả tài liệu.