Một buổi làm việc sâu hai giờ vào buổi sáng gồm năm phần: chuẩn bị mười phút từ tối hôm trước, vào chỗ và mở đúng việc trong năm phút đầu, khối thứ nhất khoảng năm mươi phút, nghỉ mười phút không màn hình, khối thứ hai khoảng năm mươi phút, rồi năm phút cuối ghi chỗ dừng trước khi mở thư và tin nhắn. Điểm cốt lõi là không chạm vào hộp thư, nhóm chat hay mạng xã hội cho tới khi hai giờ kết thúc.
Nghe đơn giản, nhưng phần lớn người thử đều vấp ở cùng vài chỗ: mở điện thoại “chỉ để xem giờ”, mất hai mươi phút đầu để chọn việc, hoặc bị một tin nhắn lúc chín giờ kéo đi cả buổi. Kịch bản dưới đây xử lý từng chỗ đó, kèm các biến thể cho người có con nhỏ, người làm ca và ngày có việc gấp.
Tối hôm trước: mười phút quyết định buổi sáng
Phần lớn thành bại của buổi sáng được quyết từ tối hôm trước. Mục tiêu là sáng mai ngồi xuống không phải nghĩ gì ngoài bắt tay vào làm.
- Chọn đúng một việc cho hai giờ sáng mai. Không phải danh sách ba việc; một việc, hoặc hai phần của cùng một việc.
- Viết bước đầu tiên bằng một câu có động từ, đủ cụ thể để làm được ngay: “mở bảng dự toán, kiểm lại ba dòng chi phí vận chuyển”, “viết đoạn mở đầu phần kết quả”.
- Mở sẵn những gì cần dùng: tệp, tài liệu tham khảo, ghi chú. Nếu dùng máy tính chung hay tắt máy qua đêm, ghi lại tên tệp và vị trí lên một tờ giấy đặt trên bàn phím.
- Gửi những tin cần gửi ngay tối nay nếu có việc bạn biết người khác sẽ hỏi lúc chín giờ sáng mai. Trả lời trước một câu hỏi dễ đoán là tránh được một lần bị kéo đi.
- Đặt điện thoại sạc ở ngoài phòng làm việc, hoặc ở chỗ bạn không đi qua trước khi ngồi vào bàn.
Mười phút này có tác dụng lớn hơn vẻ ngoài của nó. Nó chuyển phần việc tốn sức nhất của buổi sáng — quyết định làm gì, bắt đầu từ đâu — sang buổi tối khi bạn có đủ thông tin về tình hình trong ngày, và để buổi sáng chỉ còn phần làm.
Kịch bản hai giờ, từng mốc
Giả sử khối bắt đầu lúc 7 giờ 30; dời theo giờ của bạn. Các mốc là gợi ý, chỉnh độ dài khối theo những gì bạn tự đo được về sức tập trung của mình.
| Mốc | Làm gì | Tránh |
|---|---|---|
| 7:20 – 7:30 | Pha nước, đi vệ sinh, dọn bàn chỉ còn những gì cần cho việc | Cầm điện thoại “xem giờ”, xem tin tức |
| 7:30 – 7:35 | Đọc lại tờ giấy tối qua, làm đúng bước đầu tiên đã ghi | Đọc lại cả tài liệu từ đầu |
| 7:35 – 8:20 | Khối một: làm liên tục, ý chen ngang ghi vào tờ để sau | Mở trình duyệt tra thứ không cần ngay |
| 8:20 – 8:30 | Nghỉ: đứng dậy, đi lại, nhìn ra xa, uống nước | Mở thư, chat, mạng xã hội |
| 8:30 – 9:20 | Khối hai: tiếp tục, hoặc chuyển sang phần khó thứ hai của cùng việc | Đổi sang việc khác hẳn |
| 9:20 – 9:30 | Ghi chỗ dừng và bước tiếp theo; đánh dấu phần đã xong | Dừng giữa câu mà không ghi gì |
| 9:30 | Mở thư và tin nhắn, trả lời theo thứ tự quan trọng | Trả lời theo thứ tự mới nhất |
Để ý mốc nghỉ ở giữa: nó cố ý không có màn hình. Mở thư lúc nghỉ “chỉ để xem có gì gấp” gần như chắc chắn để lại phần dư chú ý mang theo vào khối hai — một thư khó đọc lúc 8 giờ 22 có thể chiếm nửa đầu óc bạn tới 9 giờ.
Năm phút đầu: chỗ hay vỡ nhất
Năm phút đầu là lúc sức kéo của mọi thứ khác lớn nhất, vì việc chính còn chưa có đà. Đầu óc chưa nạp đủ ngữ cảnh nên việc trông khó và mơ hồ, trong khi hộp thư thì hứa hẹn một thứ dễ và nhanh. Đây là lý do bước đầu tiên ghi từ tối hôm trước quan trọng đến vậy: nó biến năm phút khó nhất thành năm phút làm theo chỉ dẫn.
Nếu bước đầu tiên vẫn thấy nặng, làm nó nhỏ hơn nữa. Đọc lại đoạn cuối đã viết hôm qua và sửa một chữ. Kiểm lại một con số. Gõ lại câu tiêu đề. Những hành động nhỏ đến mức gần như vô nghĩa này có tác dụng thật: chúng đưa tay và mắt vào việc, và thường sau vài phút, bạn đã đi tiếp mà không nhận ra mình đã bắt đầu.
Một mẹo được nhiều người viết dùng: hôm trước dừng ở chỗ bạn biết rõ việc tiếp theo là gì, chứ không dừng ở chỗ vừa xong một phần và chưa biết phần sau thế nào. Sáng hôm sau, bạn có ngay một việc dễ để làm, và đà của nó kéo bạn vào phần khó hơn.
Một chỗ vỡ nhỏ nhưng phổ biến: cầm điện thoại để xem giờ. Màn hình khoá hiện sẵn ba thông báo, và một trong số đó đủ để kéo bạn đi. Đặt một chiếc đồng hồ để bàn hoặc dùng đồng hồ đeo tay không kết nối cho buổi sáng; nghe có vẻ cũ kỹ, nhưng nó loại bỏ hẳn lý do để chạm vào điện thoại trong hai giờ.
Trong khối: khi ý chen ngang, khi bí, khi có người gọi
Trong năm mươi phút, sẽ có ba loại sự cố. Loại thứ nhất là ý chen ngang: nhớ ra phải gọi cho ai, muốn tra một thông tin, nảy ra ý cho việc khác. Xử lý bằng tờ giấy để sau — ghi một dòng, quay lại ngay. Đừng tra “nhanh thôi”; tra nhanh hiếm khi nhanh.
Loại thứ hai là bí: không biết viết gì tiếp, con số không khớp, lỗi không tìm ra. Đây là lúc tay muốn với điện thoại nhất. Thay vào đó, ghi ra giấy chính xác mình đang bí ở đâu — viết thành câu hỏi. Rất nhiều lần, viết rõ câu hỏi đã gợi ra hướng đi. Nếu sau mười phút vẫn bí, chuyển sang phần khác của cùng việc, đừng chuyển sang việc khác hẳn.
Loại thứ ba là có người gọi hoặc đến bàn. Nếu đã báo trước với nhóm, phần lớn sẽ không có. Nếu có, hỏi một câu: “Việc này chờ được tới chín rưỡi không?” Đa số trường hợp câu trả lời là có. Nếu không — việc gấp thật — xử lý nó, rồi trước khi quay lại, đọc tờ ghi chỗ dừng hoặc viết vội một dòng nếu chưa có.
Nói với nhóm về hai giờ buổi sáng
Kịch bản sẽ vỡ nhanh nếu người khác không biết về nó. Không cần một cuộc họp, chỉ cần một tin nhắn ngắn gửi nhóm và cấp trên, nói rõ ba điều: khung giờ bạn ít trả lời, bạn sẽ trả lời mọi người vào lúc nào, và cách liên hệ khi có việc thật sự gấp. Ví dụ: “Từ tuần này, buổi sáng từ 7 giờ 30 tới 9 giờ 30 em dành để làm phần phân tích dự án, sẽ xem tin nhắn lúc 9 giờ 30. Có việc gấp cần em ngay thì anh chị gọi điện trực tiếp giúp em.”
Câu nói cụ thể như vậy làm được hai việc. Nó cho người khác biết chờ bao lâu, nên họ không phải nhắn lại ba lần hay đi tìm bạn. Và nó gắn khung giờ với một việc có ích cho nhóm, nên không bị hiểu là bạn đang né việc. Nếu công ty đánh giá cao sự phản hồi nhanh, đề nghị thử trong hai tuần rồi cùng xem kết quả.
Điều quan trọng nhất sau khi nói là giữ lời ở phía bên kia: 9 giờ 30 thì thật sự mở tin nhắn và trả lời, đặc biệt những tin đến trong khung. Người khác sẵn sàng chờ khi họ tin rằng chờ có hạn. Một hai lần trả lời trễ tới trưa là đủ để họ bắt đầu gọi bạn lúc 8 giờ.
Biến thể cho những hoàn cảnh khác
Người có con nhỏ. Buổi sáng sớm thường là giờ cho con ăn, đưa con đi học. Nếu vậy, khối hai giờ có thể bắt đầu ngay khi tới văn phòng, hoặc chia đôi: một khối năm mươi phút trước khi cả nhà dậy, một khối sau khi đưa con đi. Quan trọng là giữ nguyên quy tắc không mở tin nhắn trước khi xong khối.
Người làm ca hoặc giờ giấc thất thường. Đổi chữ “buổi sáng” thành “hai giờ đầu tiên sau khi thức dậy được khoảng một tiếng”, khi đầu óc đã tỉnh hẳn mà chưa bị cuốn vào việc ngày. Phần chuẩn bị chuyển sang cuối ca trước.
Ngày có việc gấp từ sáng. Rút còn một khối năm mươi phút, hoặc dời sang khung tỉnh táo thứ hai trong ngày. Một khối ngắn vẫn giữ được mạch của việc chính, khiến hôm sau quay lại dễ hơn nhiều so với để nó trống cả ngày.
Văn phòng có giao ban lúc tám giờ. Đề nghị dời giao ban sang cuối buổi sáng nếu được. Không được thì làm khối một trước giao ban nếu bạn đến sớm, và khối hai ngay sau giao ban, trước khi mở thư.
Thử hai tuần và tự đo
Một kịch bản chỉ đáng giữ khi nó cho kết quả với bạn. Cách đo đơn giản:
- Hai tuần, mỗi ngày làm việc ghi ba thông tin sau khối hai giờ: đã làm được phần nào của việc chính, bị ngắt mấy lần, và mức hài lòng từ 1 đến 5.
- Ghi thêm thời điểm đầu tiên bạn mở thư hoặc tin nhắn trong ngày. Đây là con số nói thật nhất về việc bạn có giữ được kịch bản hay không.
- Cuối mỗi tuần, so sánh những ngày giữ được trọn hai giờ với những ngày bị vỡ. Việc chính tiến được bao nhiêu trong mỗi loại ngày?
- Ghi lại nguyên nhân vỡ phổ biến nhất và sửa đúng nó ở tuần sau: nếu là điện thoại, để nó xa hơn; nếu là đồng nghiệp hỏi, báo trước rõ hơn; nếu là không biết bắt đầu, viết bước đầu tiên kỹ hơn.
Ví dụ giả định: một giảng viên ở Huế giữ được trọn khối 7 trên 10 ngày. Trong 7 ngày đó, chị soạn xong hai chương bài giảng mới; trong 3 ngày bị vỡ (đều do mở điện thoại lúc nghỉ giữa), gần như không tiến. Tuần thứ ba chị để điện thoại trong cốp xe máy đến hết 9 giờ 30.
Nếu sau hai tuần bạn giữ được trọn khối không quá vài lần, đừng vội kết luận kịch bản không hợp. Thường là một mắt xích cụ thể đang hỏng — chuẩn bị tối hôm trước bị bỏ, hoặc nhóm chưa được báo — và sửa đúng mắt xích đó hiệu quả hơn đổi cả cách làm.
Câu hỏi thường gặp
Có cần làm đúng hai giờ không, hay một giờ cũng được?
Một giờ vẫn có ích, đặc biệt khi mới bắt đầu. Hai giờ được chọn vì đủ dài để vào sâu một việc mà vẫn để phần còn lại của buổi sáng cho trao đổi. Hãy bắt đầu với độ dài bạn giữ được đều đặn rồi kéo dài dần.
Không mở tin nhắn tới chín rưỡi có làm lỡ việc gấp không?
Hiếm khi, nếu bạn đã thoả thuận một kênh khẩn cấp với nhóm, như gọi điện trực tiếp. Phần lớn tin nhắn buổi sáng chờ được một hai giờ mà không ảnh hưởng gì. Nếu công việc của bạn thật sự cần phản hồi trong vài phút, hãy rút khối ngắn hơn chứ đừng bỏ hẳn.
Làm sao khi tới giờ mà vẫn đang trôi chảy?
Nếu không có lịch hẹn ngay sau đó, làm tiếp thêm một lúc là hợp lý, miễn chất lượng vẫn tốt. Nhưng đặt một giới hạn mềm, chẳng hạn thêm ba mươi phút, rồi ghi chỗ dừng. Kéo dài vô hạn dễ làm buổi chiều kiệt sức và hôm sau khó bắt đầu.
Nghỉ mười phút giữa hai khối có phí không?
Không. Nghỉ ngắn giúp khối thứ hai giữ được chất lượng. Điều làm hỏng là nghỉ bằng màn hình, vì nó mang theo phần dư chú ý. Đứng dậy, đi lại, uống nước, nhìn ra xa là cách nghỉ ít tốn kém nhất.
Buổi sáng mình hay buồn ngủ, có nên làm việc sâu vào buổi chiều không?
Nên dùng khung giờ bạn tỉnh táo nhất, dù là sáng hay chiều. Kịch bản trong bài vẫn áp dụng được, chỉ đổi giờ. Nhưng nếu buổi sáng buồn ngủ vì ngủ thiếu hoặc ngủ muộn, thử chỉnh giấc ngủ trước khi kết luận mình là người làm việc buổi chiều.